Rejestracja spółki z o.o. przez cudzoziemca

Ostatnio coraz częściej zdarza się, że do Polski przybywają mieszkańcy innych krajów i wielu z nich myśli o założeniu działalności gospodarczej, jednak przy braku znajomości naszego języka może to stać się nie lada wyzwaniem. Ostatnimi laty, zwłaszcza od momentu wstąpienia Polski do Unii Europejskiej, staliśmy się krajem szczególnie atrakcyjnym dla cudzoziemców przybywających zza wschodniej granicy. W przypadku Białorusinów, Ukraińców czy Rosjan dodatkowym czynnikiem sprzyjającym zakładaniu działalności gospodarczej w Polsce jest stosunkowa łatwość przełamania bariery językowej. Ponadto założenie działalności gospodarczej przez cudzoziemca nie jest wcale trudniejsze niż założenie jej przez Polaka, choć mogą wiązać się z tym pewne dodatkowe formalności.

Definicja cudzoziemca i jego praw w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej.

Art. 2 ust. 1 Ustawy o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców definiuje, kogo zgodnie z prawem uważa się za cudzoziemca. Jest nią:

1. osoba fizyczna, która nie posiada obywatelstwa polskiego,
2. osoba prawna mająca siedzibę za granicą,
3. spółka wymienionych w punktach powyżej osób, nieposiadająca osobowości prawnej, utworzona zgodnie z prawodawstwem obcych państw i mająca swą siedzibę za granicą,
4. osoba prawna oraz spółka handlowa nieposiadające osobowości prawnej, mające swą siedzibę na terenie Rzeczpospolitej Polskiej, kontrolowane bezpośrednio bądź pośrednio przez osoby lub spółki wymienione w punktach powyżej.

Należy jednak pamiętać, że osoby, które posiadają tzw. podwójne obywatelstwo – polskie i obywatelstwo jakiegoś innego kraju, w myśl przepisów nie uważa się za cudzoziemców.
W zakresie prowadzenia działalności gospodarczej wiąże się to z prostym podziałem – na cudzoziemców, którzy mają takie same prawa jak polskie podmioty gospodarcze oraz grupę, która te prawa ma w pewnym stopniu ograniczone.
Do pierwszej grupy należą cudzoziemcy z państw członkowskich Unii Europejskiej, państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego nienależących do Unii Europejskiej (na przykład Norwegii, Islandii) oraz państw niebędących wprawdzie stronami umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, ale mogących korzystać ze swobody przedsiębiorczości na podstawie umów zawartych przez te państwa z Unią Europejską oraz jej państwami członkowskimi.
Na takich samych zasadach jak obywatele RP mogą również prowadzić działalność gospodarczą cudzoziemcy, niepochodzący z państw wymienionych powyżej, ale otrzymali zezwolenie na osiedlenie się w Polsce lub zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego we Wspólnocie Europejskiej, uzyskali zgodę na pobyt tolerowany lub status uchodźcy lub korzystają z ochrony czasowej na terytorium RP.

Według ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, cudzoziemcy niezamieszkujący w Polsce mogą założyć działalność w formie spółki akcyjnej, komandytowej, komandytowo-akcyjnej oraz z ograniczoną odpowiedzialnością. Największą popularnością cieszą się (nie tylko wśród obcokrajowców) spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Założenie spółki z o.o. nie wymaga wielu formalności, a stosunkowo niski wymagany kapitał początkowy (w wysokości 5000 zł) oraz uniwersalność tej formy spółki przyczyniły się do jej popularności. W Polsce spółkę z o.o. cudzoziemiec może założyć na kilka sposobów.

Założenie spółki z o.o. przez internet

Pierwszy sposób polega na skorzystaniu założeniu spółki z o.o. przez internet w tak zwanym trybie S24. Jeszcze jakiś czas temu było to niemożliwe, ponieważ system teleinformatyczny wymagał podania numeru PESEL, którego cudzoziemiec może nie posiadać. Ograniczenie to zostało jednak już usunięte, a metoda ta jest teraz dostępna również dla obcokrajowców. Jest to mniejszy wydatek niż tradycyjny sposób zawiązania umowy przy pomocy notariusza, a sam proces trwa krócej. Wadą jest jednak to, że można korzystać tylko ze wzorca umowy, z ograniczoną możliwością modyfikacji szczegółów umowy spółki z o.o.
Możliwość zarejestrowania drogą elektroniczną spółki, tzn. wpisania jej do Krajowego Rejestru Sądowego, istnieje od 2012 r. Ten uproszczony tryb postępowania, czyli system Ems, nazywa się w skrócie S24. Cała procedura odbywa się przez Internet na portalu systemu teleinformatycznego Ministerstwa Sprawiedliwości.
Według przepisów umowa spółki z o.o. powinna być zawarta w formie aktu notarialnego, wymóg ten nie dotyczy jednak umowy spółki z o.o. zawartej systemie S24. W tej procedurze umowa spółki jest sporządzana według ustalonego wzorca, natomiast nie musi być stwierdzona aktem notarialnym, jak w przypadku zawiązywania spółki z o.o. w tradycyjny sposób.

Należy mieć tu na względzie dwa różne aspekty takiego rozwiązania. W systemie S24 nie jest wprawdzie potrzebny udział notariusza, co jest niewątpliwym ułatwieniem i znacząco wpływa na obniżenie kosztów rejestracji spółki, ale z drugiej strony – gotowy wzór umowy trudno czasami dopasować do indywidualnych możliwości i potrzeb firmy, ponieważ zawiera podstawowe zapisy, w ten sposób wspólnicy, mogąc wybierać jedynie ustalone w formularzu warianty uregulowań lub uzupełnienia poszczególnych postanowień, mają ograniczoną możliwość ustalania treści umowy.

Następna kwestia istotna w przypadku rejestracji spółki z o.o., o której musi pamiętać każdy – także cudzoziemiec – dotyczy uregulowań w sprawie kapitału zakładowego. Składają się na to wkłady wniesione przez wspólników, którzy w ten sposób uzyskują w niej udziały. Generalnie wkład może mieć charakter pieniężny lub niepieniężny (tzw. aport), ale w przypadku rejestracji spółki z o.o. w systemie S24, pokrycie kapitału zakładowego uwzględnia wyłącznie wkłady pieniężne. Oznacza to w praktyce konieczność zebrania kwoty w minimalnej wysokości 5 000 zł, przy czym minimalna wartość nominalna udziału nie może być niższa niż 50 zł. Należy zaznaczyć, że jest to pokrycie kapitału początkowego spółki, dalsze jego podwyższanie może być już finansowane według ustaleń wspólników i może nastąpić dopiero po założeniu spółki w związku z podwyższeniem jej kapitału zakładowego.

To niewątpliwie niedoskonałość tej procedury rejestracji spółki, bo wzorzec umowy nie zawiera odpowiednich postanowień dotyczących dopłat czy podwyższenia kapitału zakładowego spółki bez zmiany umowy. A to i tak oznacza w konsekwencji konieczność skorzystania z usług notariusza. Realne koszty rejestracji spółki przez Internet są mniejsze, nie ma bowiem obligatoryjnej konieczności korzystania z usług notariusza, zaś koszty sądowe i opłata za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym to kwota 350 zł. W porównaniu do kosztów rejestracji spółki w tradycyjny sposób jest to mniejszy wydatek, gdyż tam wysokość opłat to kwota 600 zł.
Niestety wspomniana wcześniej konieczność wprowadzania zmian w umowie spółki, uwzględniających potrzeby wspólników i indywidualny charakter spółki, a następnie ich notarialnego potwierdzenia, może w praktyce te koszty znacznie podwyższyć.
Aby dokonać rejestracji spółki z o.o. przez Internet, konieczne jest korzystanie z systemu S24 udostępnionego na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości . Mogą korzystać z niego zarówno obywatele Polski, jak i cudzoziemcy. Każda z osób podpisujących wniosek o rejestrację spółki z o.o., de facto każdy ze wspólników, musi posiadać aktywne konto, udostępniane użytkownikowi wyłącznie po uwierzytelnieniu za pomocą podpisu elektronicznego, bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu bądź przy wykorzystaniu profilu zaufanego ePUAP. Podpis elektroniczny jest składany przez podanie nazwy użytkownika i hasła, które określa użytkownik zakładając konto w systemie S24. System umożliwia uwierzytelnienie konta przy pomocy zwykłego podpisu elektronicznego, co w przypadku spółki z o.o. upraszcza formalności.

Zawarcie umowy w formie aktu notarialnego

Drugą metodą jest zawarcie umowy w formie aktu notarialnego. W odniesieniu do procedury S24 odrębności dotyczą jedynie etapu samej rejestracji, natomiast podstawy i zasady funkcjonowania (jak np. minimalny kapitał zakładowy wynoszący 5 tys. zł) pozostają takie same.
Istnieje tutaj możliwość stworzenia od podstaw umowy spółki z o.o.. Metoda ta wiąże się jednak też z kosztami notarialnymi, opłatami za wpis do rejestru sądowego oraz za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
W przypadku rejestracji spółki w tradycyjny sposób i sporządzanej w związku z tym notarialnie umowy spółki, klauzule umowne dotyczące dopłat czy nienotarialnego podwyższenia kapitału zakładowego są standardowymi postanowieniami zamieszczanymi w umowie, zatem wspólnicy, którzy wnoszą wkłady w minimalnej wysokości początkowego kapitału zakładowego bądź o wartości niewiele wyższej, a planują korzystanie z dopłat i podwyższania kapitału, powinni rozważyć możliwość tradycyjnego rejestrowania spółki, bo w ich przypadku procedura ta może być dużo tańsza. Obniżka opłaty sądowej za rejestrację spółki w systemie S24 nie będzie miała znaczenia w porównaniu z kosztami dalszych czynności prawnych, wymagających potwierdzenia notarialnego.
Same wymagania wobec założenia spółki z o.o. przez cudzoziemca są identyczne z tymi stawianymi rodzimym przedsiębiorcom.
Jeśli założyciel spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie włada językiem polskim, musi się on liczyć z dodatkowymi kosztami związanymi z obecnością tłumacza przysięgłego przy zawiązywaniu umowy.

Zakup gotowej spółki z o.o.

Kolejnym sposobem na rozpoczęcie działalności gospodarczej przez cudzoziemca jest kupno istniejącej już spółki z o.o.. Według polskiego prawa obcokrajowiec może zostać udziałowcem lub prezesem spółki z o.o. Jest to korzystne rozwiązanie, szybsze i prostsze od zakładania spółki „od podstaw”.
Z dodatkowymi formalnościami może wiązać się kupno spółki z o.o. posiadającej w swoim majątku nieruchomości, gdyż osoby pochodzące z zagranicy muszą mieć pozwolenie na zakup nieruchomości w Polsce.
We wniosku o zezwolenie na zakup spółki z o.o. posiadającej w majątku nieruchomości cudzoziemiec powinien:
-określić nieruchomości wchodzące w majątek spółki z o.o. bądź będące w jej użytkowaniu wieczystym,
-przedstawić formę prawną nabycia udziałów spółki,
-przedstawić oznaczenie spółki z o.o., której udziały są nabywane,
-przedstawić własne oznaczenie oraz status prawny.

Jednak posiadanie spółki z o.o. zwalnia z obowiązku zezwoleniowego. Spółka, której właścicielami są osoby zagraniczne poza EOG (Europejski Obszar Gospodarczy) może przystąpić do zakupu nieruchomości z wyłączeniem nieruchomości rolnych oraz ziemi.
Przy zakładania spółki z o.o. w Polsce warto być w kontakcie z tłumaczem bądź ustanowić pełnomocnika, który pomoże w załatwianiu formalności. Wszelkie braki formalne w składanych dokumentach mogą stanąć na przeszkodzie w założeniu spółki z o.o., warto więc zastanowić się nad tym w sytuacji, jeśli ktoś nie zna języka polskiego.
Cudzoziemcy powinni również zaznajomić się z prawem rządzącym spółkami z ograniczoną odpowiedzialnością. Tak samo, jak rodzimi założyciele spółek, mogą oni przy pewnych niedopatrzeniach zostać pociągnięci do odpowiedzialności finansowej i karnej. Takimi wymogami są między innymi: konieczność prowadzenia pełnej księgowości i przechowywania ksiąg rachunkowych na terenie kraju, konieczność posiadania siedziby w Polsce czy opłacania składek ZUS.
Wszelkie dokumenty obcojęzyczne, jeśli są wymagane do założenia spółki z o.o., powinny być przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego. Obecność tłumacza przysięgłego jest też wymagana przy podpisywaniu umowy w formie aktu notarialnego, jeśli podpisujący nie włada językiem polskim.
Częstą praktyką, z racji trudności ustalenia terminu notarialnego zawarcia umowy dla wszystkich wspólników, zwłaszcza cudzoziemców, jest udzielanie przyszłym wspólnikom pełnomocnictw. Takie pełnomocnictwo musi być sporządzone w formie aktu notarialnego, jeśli sporządzone zostanie za granicą i w obcym języku – niezbędne jest tłumaczenie przysięgłe pełnomocnictwa oraz apostille, czyli poświadczenie autentyczności dokumentu, wymagane dla dokumentów urzędowych wydawanych w państwach objętych Konwencją Haską.
Jeżeli zagraniczny przedsiębiorca sam jest jednoosobową spółką z o.o., nie może, zgodnie z kodeksem spółek handlowych, zawiązać w Polsce innej jednoosobowej spółki z o.o., musi zatem wprowadzić do niej dodatkowego wspólnika. W praktyce często jako mniejszościowego wspólnika powołuje się prezesa zakładanej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Jakie korzyści mogą wynikać z założenia przez cudzoziemca spółki z o.o. w Polsce ?

Dla cudzoziemców niewątpliwie najprostszą i najbardziej efektywną formą prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce są spółki, w tym także dla osób zagranicznych, niebędących obywatelami krajów Unii Europejskiej czy też państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub takich, które nie są stronami umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym i mogą z tego powodu korzystać ze swobody przedsiębiorczości.
Tacy zagraniczni przedsiębiorcy przede wszystkim wchodzą na rynek Unii Europejskiej nawet w ciągu 24 godzin, jeśli wybiorą system S24 rejestracji spółki z o.o., uzyskują jednocześnie podmiot gospodarczy z numerem NIP, VAT oraz z numerem VAT – EU, czyli rodzajem europejskiego NIP dla wszystkich przedsiębiorców prowadzących wymianę handlową z krajami UE. Jak każda spółka, także ta, założona przez cudzoziemca, może, a nawet musi korzystać z konta bankowego w prawie każdej walucie wymienialnej. Ponadto zdalna obsługa konta bankowego sprawia , że można prowadzić sprawy finansowe spółki z o.o. przebywając poza jej siedzibą we własnym kraju, gdyż wszystkie polskie banki posiadają internetową oraz mobilną platformę do obsługi konta.
Dodatkową korzyścią dla cudzoziemca, wynikającą z prowadzenia działalności gospodarczej, jest uproszczona procedura uzyskania wizy czy kart stałego pobytu. Aby założyć spółkę z o.o. cudzoziemiec nie musi nawet przyjeżdżać do Polski ani posiadać wizy, bo istnieje możliwość zarejestrowania spółki przez Internet. Następnie już jako wspólnik lub członek zarządu spółki może ubiegać się o wizę w celu prowadzenia działalności gospodarczej.
Jeżeli spółka przez dłuższy czas prowadzi działalność gospodarczą w Polsce, cudzoziemiec, będący właścicielem bądź wspólnikiem, może ubiegać się o zezwolenie na pobyt czasowy, a następnie o kartę stałego pobytu.

Jak widać, cudzoziemiec przy zakładaniu spółki z o.o. na terenie Polski musi pamiętać praktycznie o tych samych sprawach, co Polak. Istnieją rozmaite sposoby, odpowiadające różnym potrzebom osób zakładających spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Pamiętając o wymaganych formalnościach oraz o prawach rządzących spółkami z o.o. , można w krótkim czasie zostać właścicielem własnej spółki z o.o.
W następnym tekście na naszym blogu przeczytacie, jak przekształcić jednoosobową działalność gospodarczą w spółkę z o.o.
Jeżeli jesteś cudzoziemcem i potrzebujesz pomocy przy rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, skorzystaj z naszej oferty.