Czym jest wirtualne biuro?

XXI wiek to wiek naprawdę mnóstwa możliwości. Również w kontekście prowadzenia własnego biznesu. Czy może właśnie – zwłaszcza w kontekście prowadzenia własnego biznesu. W końcu XXI wiek to wiek informatyzacji, coraz więcej rzeczy odbywa się nie tylko w świecie rzeczywistym, coraz więcej rzeczy przenosi się do świata wirtualnego. Ta zmiana nie ominęła też biznesu jako takiego. Część branży działa równolegle w dwóch wymiarach – w wymiarze świata rzeczywistego oraz w wymiarze świata wirtualnego. Szeroko pojmowany e-biznes rozwinął się na skalę, której nikt wcześniej nie mógł nawet przewidywać. I to wszystko na przestrzeni tylko kilku lat – w końcu e-bizes to rzecz, która nadal jest stosunkowo nowa i ciągle ma jeszcze mnóstwo niezagospodarowanych obszarów. Można więc przewidywać, że trend ten wcale się nie odwróci, wcale nie straci rozpędu, a wręcz przeciwnie – będzie rozwijał się nadal. Eksperci przewidują, że już za kilka lat e-biznes swoimi rozmiarami może dorównać, a nawet przewyższyć liczbę przedsiębiorstw, które działają wyłącznie w świecie rzeczywistym.

Uroki rozwiązań świata wirtualnego

Czasy się zmieniają, czas idzie do przodu. To, co sprawdzało się niegdyś właściwie idealnie – w dzisiejszych czasach wcale nie musi się sprawdzać nawet w małym procencie. Dlatego każdy, komu zależy na rozwoju swojego przedsiębiorstwa naprawdę musi być na bieżąco z nowinkami, ze wszystkim tym, co się dzieje na świecie. Nie od dziś przecież wiadomo kto stoi w miejscu, ten się cofa. Jeżeli człowiek raz wypadnie z obiegu – może powrót do świata poważnego biznesu nie będzie tak zupełnie niemożliwy, ale z całą pewnością będzie bardzo utrudniony. A każdy przestój dla biznesu może oznaczać generację strat – strat, z którymi zdecydowanie nie każdy biznes jest sobie w stanie poradzić. Dlatego warto zawsze trzymać rękę na pulsie i uważać na to, co się dzieje – zwłaszcza w sferze kosztów jako takich.

Ważna rola outsourcingu

A jeżeli już mowa o kosztach, zwłaszcza o kosztach w kontekście prowadzenia biznesu również w świecie wirtualnym – nie należy zapominać o ważnej roli outsourcingu. Outsourcing może bardzo poważnie obniżyć koszty prowadzenia własnej działalności. Jeżeli, oczywiście, przedsiębiorca podejdzie do kwestii outsourcingu w odpowiedni, poważny sposób. W dzisiejszych czasach, które są aż tak mocno zostały zinternetyzowane, w których aż tak mocno rządzi cyfryzacja – warto rozejrzeć się również w sferze outsourcingu wirtualnego.

Outsourcing cyfrowy

Żeby zacząć rozmawiać o nowoczesnych formach outsourcingu, należałoby odpowiedzieć na jedno, podstawowe pytanie – czym tak naprawdę jest outsourcing? Samo słowo, choć w dzisiejszych czasach używane jest na zasadach pełnoprawnego wyrazu – na samym początku było skrótem. Skrótem od wyrażenia outside-resource-using. I jako takie zostało po raz pierwszy użyte w roku 1979. Choć nie można zapominać też o tym, że sama koncepcja biznesowa outsourcingu jako takiego powstała dużo, dużo wcześniej, bo już w roku 1923, a pierwsze słowa na jego temat przypisuje się nikomu innemu niż wielkiemu przedsiębiorcy, który prawdziwie zrewolucjonizował nie tylko motoryzację, ale też biznes jako taki – Henry’emu Fordowi. Choć należy zdawać sobie sprawę z tego, że pierwotnie outsourcing jako taki był rozumiany w zupełnie inny sposób, niż współczesne rozumienie tego terminu. Niegdyś outsourcing jako taki był rozumiany jako pewnego rodzaju strategia biznesowa, która ma na celu optymalizację zaopatrzenia poprzez rezygnację z produkcji wszystkich prefabrykantów na rzecz zlecenie ich wyrobu przedsiębiorstwom i producentom zewnętrznym. Na samym też początku ten termin, jak może niektórym już łatwo się domyślić, dotyczył jedynie branży motoryzacyjnej. Dopiero z biegiem lat rozwijał się znaczeniowo i obejmował sobą coraz więcej branży jako takich. A wszystko po to, by w dzisiejszych czasach osiągnąć rozmiary, o których protoplastom outsourcingu śnić się nawet nie mogło. Idealnym dowodem na to będzie outsourcing cyfrowy, a więc taki, który istnieje jedynie w świecie wirtualnym i jako taki ma olbrzymi wpływ na biznes, który prowadzony jest na obu równorzędnych płaszczyznach – świata rzeczywistego oraz świata wirtualnego. A żeby w pełni pojąć jakie rozmiary może przyjść outsourcing, który występuje tylko w świecie wirtualnym – warto przyjrzeć się idei biur wirtualnych.

Czym są biura wirtualne?

Chyba już każdy poważny przedsiębiorca spotkał się już z określeniem biura wirtualnego. Jednak co tak naprawdę kryje się pod tym wyrażeniem? W końcu żeby chociaż zacząć rozważać ideę skorzystania z oferty biura wirtualnego – trzeba pojąć czym ono jest w istocie. Odpowiedzmy więc na to w gruncie rzeczy przecież bardzo podstawowe pytania – czym dokładnie są biura wirtualne? Czego można od nich oczekiwać? A gdy odpowiemy już na te pytania – warto rozważyć odpowiedź na kolejne – czy warto skorzystać z biura wirtualnego? Dla kogo jest ono przeznaczone? Kto może w pełni wykorzystać jego potencjał? Pytania tego typu można mnożyć i mnożyć – właściwie w nieskończoność. Zacznijmy więc poszukiwać odpowiedzi. A zacząć warto od kluczowego zagadnienia – czym są biura wirtualne? Biura wirtualne, zwane też w skrócie e-biurami to szczególne miejsce w przestrzeni świata wirtualnego. Dlaczego tam? Bo tylko tam istnieje – to jest jego istota. W końcu pod określeniem biura wirtualnego czy też e-biura, jak lubią tę usługę nazywać niektórzy, kryje się usługa outsourcingowa, ale nie taka zwykła usługa outsourcingowa – outsourcing dotyka to w końcu tylko świata wirtualnego i z tego miejsca oddziałuje na biznes w świecie realnym. Ta konkretna usługa outsourcingowa w swojej istocie polega na outsourcingu pracy biurowej jako takiej. Nie brzmi to jak rozwiązanie innowacyjne i godne uwagi? A zdecydowanie tak brzmieć powinno, bo outsourcing tego typu nie wiąże się z koniecznością fizycznej obecności danego przedsiębiorstwa w danym miejscu. Skoro już wiemy czym konkretnie jest usługa wirtualnego biura – zastanówmy się, co w rzeczy samej może ona zaoferować przedsiębiorcy, który się na nią zdecyduje.’

Co może zaoferować biuro wirtualne?

Z wirtualnym biurem związana jest główna, podstawowa korzyść – wynajem adresu. Jednak wynajem adresu to nie wszystko, co może nam zaoferować wirtualne biuro. Śmiało można powiedzieć, że to dopiero początek naprawdę długiej listy korzyści i możliwości, które płyną do człowieka wprost z wirtualnego biura. Z całą pewnością wśród rzeczy, które leżą w możliwościach biur wirtualnych wymienić można:

– indywidualny numer telefonu,

– rejestracja podmiotów gospodarczych w ZUS, GUS, US czy KRS,

– obsługa prawna,

– odpowiednie przechowywanie i archiwizacja dokumentacji,

– wynajem sal koniecznych na konferencję czy spotkania biznesowe,

– wynajem biurek przeznaczonych na działalność dla freelancerów

Powyższą listę śmiało można uznać za listę otwartą, a wymienione możliwości w żaden sposób nie są jedynymi i nie wyczerpują tematu jako takiego. Jednak już na tym poziomie całkiem dobrze mówią o prawdziwie ogromnym wachlarzu możliwości, które niesie ze sobą usługa outsourcingu usług biurowych do świata wirtualnego.

Korzyści korzystania z wirtualnego biura

Wiemy już jakie możliwości niesie ze sobą biuro wirtualne jako takie. I choć lista, nawet jeżeli ciągle pozostaje listą otwartą, z całą pewnością robi imponujące wrażenie, warto skupić się na kolejnej kwestii. Korzyści – w końcu, jeżeli przedsiębiorca decyduje się już na wdrożenie jakiejś usługi w służbie własnego biznesu – robi to właśnie dlatego, że poszukuje rozmaitych korzyści. Jakie więc korzyści wiążą się z korzystaniem z usług biura wirtualnego?

– znaczący spadek kosztów utrzymania biura jako takiego,

– podniesienie prestiżu firmy,

Lista ta, dokładnie tak samo jak lista możliwości – nadal pozostaje listą otwartą. Jednak już te poruszone kwestie wyraźnie mówią, że wirtualne adresy dla firm przynoszą mnóstwo korzyści – głównie finansowych, choć nie tylko. Duża elastyczność, duża oszczędność czasu i energii i brak konieczności wiązania się umową o wynajmy biur rzeczywistych – to wartości, których nie można tak w pełni przeliczyć na pieniądze. W końcu chyba każdy człowiek XXI wieku doskonale zdaje sobie sprawę z tego, że czas to wartość zdecydowanie bezcenna. Czasu nic człowiekowi nie zwróci, dlatego jeżeli można go zaoszczędzić,przez nie zajmowanie się sprawami, które w swej istocie są błahe – naprawdę warto to robić. A jeżeli niejako przy okazji uda się też obniżyć koszty materialne, które nieodmiennie wiążą się z prowadzeniem biura – tym lepiej dla nas. Zresztą, przecież nie tylko same prowadzenie biura jako takie generuje koszty. Poza ceną wynajmu trzeba też często doliczyć przecież szereg innych wydatków – chociażby kaucji, której żądają wynajmujący od najemcy biura, bieżące koszty eksploatacyjne lokalu czy też zakup i wykorzystanie sprzętu biurowego. Nawet jeżeli sprzęt biurowy, zamiast zostać zakupionym, zostanie wzięty w leasing – nadal są to koszty. Koszty, których można spokojnie uniknąć, jeżeli zamiast zwyczajnego biura, przedsiębiorca zdecyduje się na biuro wirtualne. A jak już zostało wcześniej udowodnione – wirtualne adresy dla firm mogą przynieść naprawdę wiele korzyści.
W następnym tekście na naszym blogu przedstawimy Ci informacje na temat opodatkowania w spółkach z o.o.