Jak wygląda wpłata pieniędzy do spółki z o.o.?

Przedsiębiorca, który prowadzi jednoosobowa działalność gospodarczą, może swobodnie wpłacać i wypłacać pieniądze z konta firmy. Zupełnie inaczej jest wtedy, gdy chodzi o dysponowanie pieniędzmi spółki z o.o., ponieważ spółka jest odrębnym podmiotem prawnym, posiadającym własny majątek i własne interesy.
Chodzi nie tylko o wypłacanie pieniędzy z konta spółki, ale także o ich wpłacanie. Za każdym razem musi być konkretny tytuł prawny, pozwalający dokonywać odpowiednie dyspozycje w kwestii finansów.
Jeśli chodzi o wypłaty – muszą być właściwie umotywowane prawnie i zaksięgowane, jednak tytułów prawnych jest wiele, na przykład wynagrodzenia z różnych stosunków pracy, m.in. umowa o pracę, umowa zlecenie, a także płatności dostaw, wynagrodzenia członków zarządu poprzez zaliczki na dywidendy bądź wypłaty dywidend.
Tytuły prawne dotyczące wpłat pieniędzy do spółki z o.o. są znacznie ograniczone. Pierwszy z nich to wniesienie kapitału zakładowego na etapie zakładania spółki, natomiast kolejne sposoby wiążą się z dokapitalizowaniem spółki już istniejącej. Można to uczynić poprzez podwyższenie kapitału zakładowego, dopłaty do kapitału bądź poprzez pożyczki wspólników.
Dobór właściwej formy dokapitalizowania jest kluczowy, bowiem każdy z nich łączy się
z określonymi regulacjami prawnymi oraz wynikającymi stąd skutkami podatkowymi.

Wpłaty pieniężne związane z wniesieniem kapitału zakładowego do spółki z o.o.

To sytuacja, która ma miejsce w początkowym etapie organizacji spółki, ponieważ aby spółka została zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym i de facto rozpoczęła swą działalność, musi dysponować kapitałem o minimalnej wartości 5 000 zł. Taką wielkość początkowego kapitału zakładowego określa art. 154 § 1 Kodeksu Spółek Handlowych. Każda spółka z o.o. musi mieć bowiem swój kapitał zakładowy, na który składają się wkłady wniesione przez wspólników – założycieli spółki, którzy w zamian za nie uzyskują odpowiednio proporcjonalne wartości udziałów. Żaden zapis prawny nie określa natomiast maksymalnej wysokości kapitału zakładowego spółki z o.o., wspólnicy mogą zatem dowolnie określić jego wartość. Kapitał zakładowy tworzy odrębny majątek spółki z o.o, co pozwala jej na prowadzenie działalności gospodarczej.
W przypadku rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w tradycyjny sposób wkład może mieć charakter pieniężny lub niepieniężny (tzw. aport), natomiast zgodnie z art. 158 § 11 Kodeksu spółek handlowych, jeśli rejestracja spółki z o.o. następuje przez Internet w systemie S24, pokrycie kapitału zakładowego uwzględnia wyłącznie wkłady pieniężne. Wszelkie ustalenia dotyczące funkcjonowania spółki, w tym oczywiście te dotyczące jej kapitału początkowego, powinny znaleźć się w umowie. W spółce rejestrowanej tradycyjnie umowa powinna być jak najbardziej doprecyzowana, warto, aby uwzględniała późniejsze formy i terminy jej dokapitalizowania, gdyż jakiekolwiek zmiany w umowie spółki muszą nastąpić za zgodą wszystkich udziałowców i zostać stwierdzone notarialnie. Spółki rejestrowane według procedur S24 muszą swoje umowy dostosować do gotowych wzorów, które – po pierwsze – do kapitału początkowego uwzględniają tylko wkłady pieniężne, a po drugie – nie przewidują ustaleń przyszłego dokapitalizowania, tak więc niejako obligatoryjnie zmiany w kwestii dofinansowania firmy będą wymagały stwierdzenia notarialnego.
Wkłady wnoszą wszyscy wspólnicy, od nich zależy proporcjonalnie wielkość przyszłych udziałów. Podczas rejestracji składają oświadczenie we właściwym sądzie rejestrowym, że wkłady na pokrycie kapitału zakładowego zostały przez wszystkich wspólników w całości wniesione, do czego obliguje art. 167 § 1 pkt 2 Kodeksu spółek handlowych. Osoby powołane w skład zarządu są zobowiązane do tego, aby przed złożeniem wniosku o rejestrację wszystkie wkłady były w dyspozycji spółki. Za podanie fałszywych danych, zgodnie z art. 291 i 587 wspomnianego wcześniej kodeksu członkom zarządu grozi odpowiedzialność cywilnoprawna i karna. Wymienione powyżej oświadczenie to niezbędny dokument, bez którego nie można złożyć do sądu wniosku o wpis spółki do Krajowego Rejestru Sądowego.
Inaczej jest w przypadku zakładania spółki z o.o. według procedur S24 z wykorzystaniem wzorca umowy. Wzorzec umowy przewiduje, że pokrycie kapitału zakładowego powinno nastąpić najpóźniej do 7 dni od daty wpisu spółki do Krajowego Rejestru Sądowego. Jeśli to zobowiązanie nie zostanie uregulowane, wówczas w KRS pojawia się informacja, że kapitał nie został pokryty. Wzmianka ta zostanie wykreślona z urzędu wtedy, gdy wszyscy członkowie zarządu złożą oświadczenia, że wkłady pieniężne – bo tylko takie przewiduje gotowy wzór umowy przy rejestracji spółki w systemie S24 – zostały przez wszystkich wspólników wniesione w całości.

W jaki sposób w praktyce wnosi się wkłady pieniężne do kapitału zakładowego spółki z o.o.?

Pierwszy z nich to przelew na rachunek bankowy spółki z o.o. w formie bezgotówkowej. Niestety, operacja pozornie nieskomplikowana, może być trudna w realizacji, ponieważ przy zakładaniu konta spółki z o.o. bank żąda wydruku z KRS oraz zaświadczeń nadających numery NIP i REGON, a takimi dokumentami zakładający spółkę dysponują dopiero po jej zarejestrowaniu. Rozwiązaniem pośrednim może być próba wynegocjowania zarejestrowania konta spółki na podstawie umowy poświadczonej aktem notarialnym, zaś w przypadku rejestracji w systemie S24 – na podstawie wydruk Krajowego Rejestru Sądowego. Na to konto można dokonywać przelewy na pokrycie początkowego kapitału zakładowego, zaś po uzyskaniu numerów NIP i REGON tak założone konto jest już w pełni dyspozycyjne.
Drugi sposób wpłacania pieniędzy do kapitału początkowego spółki z o.o. to forma gotówkowa, czyli zdeponowanie środków pieniężnych w dyspozycji zarządu. Należy mieć jednak na uwadze, że wkładem pieniężnym może być wyłącznie kwota wyrażona w złotych polskich.

Wpłaty pieniężne związane z podwyższeniem kapitału zakładowego spółki z o.o.

Kolejnym tytułem prawnym, przewidującym możliwość dokonywania wpłat pieniężnych do spółki z o.o., jest podwyższenie kapitału zakładowego. Zasadniczo konieczna jest zmiana umowy spółki, chyba że w umowie założycielskiej przewidziano i określono maksymalną wysokość oraz termin podwyższenia kapitału zakładowego, na co pozwala zapis w art. 257 § 1 i 3 Kodeksu spółek handlowych.
Jeśli jednak umowa nie określa tego typu czynności, wszelkie zmiany muszą być podejmowane poprzez uchwały wspólników zatwierdzone większością 2 /3 głosów (chyba że umowa spółki z o.o. stanowi inaczej), a potem potwierdzone aktem notarialnym. Następnie należy zgłosić uchwalone zmiany w sądzie w terminie 6 miesięcy od daty podjęcia uchwały;
w przypadku niedopełnienia tej formalności – uchwała traci moc, a podwyższenie kapitału zakładowego jest nieważne.
Trzeba liczyć się z kosztami wynikającymi z przeprowadzenia całej tej procedury, to znaczy – z opłatą sądową, wcześniej – opłatą za sporządzenie aktu notarialnego, a następnie podatkiem od czynności cywilno – prawnych (PCC-3, w wysokości 5%, termin jego złożenia to 14 dni od daty podjęcia uchwały w sprawie podwyższenia kapitału zakładowego spółki z o.o.).
Zgodnie z art. 260 §1 Kodeksu spółek handlowych istnieje możliwość podwyższenia kapitału zakładowego ze środków z kapitału zapasowego lub funduszy rezerwowych z wypracowanego przez spółkę zysku, Oznacza to podwyższenie wartości nominalnej dotychczasowych udziałów bądź ustanowienie nowych, które przysługują wspólnikom w stosunku do ich dotychczasowych udziałów i nie wymagają objęcia. Jednak ustanowienie nowych udziałów umożliwia dopuszczenie nowych wspólników, podczas gdy podwyższenie wartości udziałów już rozdysponowanych takiej możliwości nie stwarza. W przypadku ustanowienia nowych udziałów ważne staje się pierwszeństwo do ich objęcia, do czego mają prawo dotychczasowi wspólnicy. Skorzystanie z tego prawa może odbyć się poprzez zgłoszenie tego faktu zarządowi, a następnie po wezwaniu przez zarząd taki wspólnik może wykonać prawo pierwszeństwa.
Taki sposób podwyższania kapitału zakładowego określa się jako gratisowy, gdyż podwyższenie nie jest opłacane przez obejmujących udziały, ale pokrywane ze środków własnych spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Ponieważ podstawą jest gospodarowanie środkami własnymi spółki z o.o., muszą w nim oczywiście uczestniczyć wszyscy wspólnicy zgodnie z zasadą sprawiedliwości formalnej. Jest to równoznaczne z tym że wspólnicy automatycznie uczestniczą w podwyższeniu kapitału zakładowego spółki z o.o. proporcjonalnie do dotychczasowego udziału w kapitale zakładowym oraz uzyskują nowe udziały z chwilą wpisania podwyższenia kapitału zakładowego do rejestru. Do obowiązku zarządu należy natomiast niezwłoczne wpisanie nowego stanu rzeczy w księdze udziałów.
Zdarza się, że udziałowcy na walnym zgromadzeniu spółki z o.o. ustalą inny podział udziałów. Jeśli jednomyślnie uzgodnią, że nowe udziały objęte zostaną przez wskazanych wspólników, racjonalnie mają do tego prawo, gdyż dysponują wypracowanymi zyskami spółki z o.o.. W praktyce często wiąże się to z potrzebą wyrównania ilości przysługujących udziałów bądź z perspektywy dokapitalizowania spółki przez jednego ze wspólnikóww zamian za większą liczbę udziałów. Tutaj zawiera się kontrowersyjność art. 257 §3 Kodeksu spółek handlowych. Chodzi o uproszczony tryb podwyższenia kapitału zakładowego, niewymagający zmiany umowy spółki z o.o.. Ten specyficzny sposób dotyczy jedynie podwyższenia kapitału zakładowego ze środków własnych spółki i wiążąca powinna być wola wspólników. Jednakże w myśl tego zapisu w ocenie niektórych sądów rejestrowych nowe udziały przysługują jedynie dotychczasowym wspólnikom proporcjonalnie w stosunku do dotychczas posiadanych przez nich udziałów, zaś wszelkie odstępstwa oznaczały zwrot wniosku o zmianę danych w KRS.
Warto powołać się tutaj na wyrok Sądu Najwyższego z dn. 17 stycznia 2013 r. (sygn. III CZP 57/12): „Podwyższenie kapitału zakładowego na podstawie dotychczasowych postanowień umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może nastąpić przez podwyższenie wartości nominalnej udziałów istniejących lub ustanowienie nowych, z tym że nowe udziały w podwyższonym kapitale mogą być objęte jedynie przez wspólników w stosunku do ich dotychczasowych udziałów”.
Oznacza to, że wspólnicy mogą w dowolny sposób korzystać z przysługującego im prawa pierwszeństwa, modyfikując na przykład dotychczasową proporcję posiadanych udziałów lub przyznając prawo pierwszeństwa konkretnym osobom. Podniesienie kapitału zakładowego spółki z o.o. bez zmiany umowy spółki , w świetle obowiązujących przepisów może się odbyć zarówno poprzez nabycie nowych udziałów, jak i przez podniesienie wartości nominalnej udziałów dotychczas istniejących, dotyczy to jedynie dotychczasowych wspólników, bez możliwości dołączenia nowego wspólnika.
Wszystkie inne formy podwyższenia kapitału wymagają zmiany umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, a co za tym idzie – sporządzenia aktu notarialnego.
Podwyższenie kapitału może odbyć się także przez dokonanie wpłat gotówkowych lub wniesienie do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością tzw. aportów (wkładów o charakterze niepieniężnym) przez dotychczasowych wspólników bądź osoby trzecie przystępujące do spółki z o.o. jako nowi wspólnicy. Niedopuszczalne jest jednak podwyższanie kapitału zakładowego poprzez ponowne oszacowanie wkładów niepieniężnych (aportów) wniesionych na pokrycie kapitału zakładowego.
Bez względu na formę podwyższania kapitału zakładowego spółki z o.o., zarząd zgłasza ten fakt do Krajowego Rejestru Sądowego, dołączając uchwałę o podwyższeniu kapitału zakładowego, oświadczenie o objęciu udziałów w podwyższonym kapitale zakładowym oraz oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady na podwyższony kapitał zakładowy zostały w całości wniesione. W przypadku podania fałszywych danych w oświadczeniu w sprawie wniesienia w całości wkładów na podwyższony kapitał zakładowy, zgodnie z art. 291 Kodeksu spółek handlowych, członkowie zarządu solidarnie
ze spółką ponoszą przez 3 lata od dnia zarejestrowania podwyższenia kapitału zakładowego odpowiedzialność cywilnoprawną wobec wierzycieli.

Wpłaty pieniężne jako dopłaty do kapitału spółki z o.o.

Kolejną czynnością, tworzącą tytuł prawny do wpłacana pieniędzy na konto spółki z o.o., jest dopłata do kapitału zakładowego, ale nie powoduje jego podwyższenia. Stanowi wpłaty do majątku spółki, na które często decydują się firmy mające chwilowe problemy finansowe.
Jest więc formą wewnętrznej pożyczki, którą wnoszą wspólnicy na rzecz spółki z o.o.. Taki obowiązek wspólników musi zostać wpisany w umowę spółki, dopłaty należy bowiem przewidzieć już na etapie jej zakładania, ponieważ do ustalenia takiego zobowiązania później nie wystarczy już tylko podjęta przez wspólników stosowna uchwała – koniecznością będzie wówczas zmiana umowy spółki z o.o..
Należy mieć na względzie, że czasami konieczność dokapitalizowania spółki z o.o. jest bardzo pilna, a procedura zmiany umowy ze względu na formalności rejestrowe zajmuje nieco czasu. Dodatkowym uzasadnieniem może być wyrok Sądu Administracyjnego w Katowicach z dn. 3 kwietnia 2003 r. (sygn. akt I ACa 1186/02, OSA z 2004 r. nr 8, poz. 24), że w sytuacji, kiedy dopłaty nie zostały przewidziane w umowie spółki, zmiana takiej umowy, polegająca na wprowadzeniu postanowienia przewidującego możliwość nakładania dopłat, wymaga jednomyślności jako zmiana zwiększająca świadczenia wspólników. Bez względu na sposób sformułowania postanowienia wprowadzającego dopłaty do umowy spółki z o.o., zawsze wymagana jest zgoda wszystkich wspólników, których to postanowienie będzie dotyczyło.
Warto więc wiedzieć, jak taki obowiązek dopłat zapisać w uchwale spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Art. 177 § 1 Kodeksu spółek handlowych stanowi o prawach i obowiązkach wspólników w tej kwestii.

Powyższy zapis zastrzega, że:
§ 1. Umowa spółki z o.o. może zobowiązywać wspólników do dopłat w granicach liczbowo oznaczonej wysokości w stosunku do udziału.
§ 2. Dopłaty powinny być nakładane i uiszczane przez wspólników równomiernie w stosunku do ich udziałów.

Co to w praktyce oznacza? Wartość dopłat musi być stosunkowa, tzn. określić relacje między udziałami a dopłatą, określenia te powinny odnosić się do wielokrotności wartości udziału i należy je wyrażać w ilorazie, iloczynie w procentach, natomiast nie poprzez określenie konkretnej kwoty. Dlatego w umowach spółek bardzo często pojawia się na przykład sformułowanie typu: „na wspólników nakłada się obowiązek dopłat w wysokości 1/4 wysokości udziału, tj. w kwocie 50 zł na każdy przypadający wspólnikowi udział” (dane liczbowe podane w przykładzie mają charakter umowny).
Dopłaty mogą zostać zwrócone, co nie ma miejsca przy podwyższaniu kapitału zakładowego. Można więc podzielić je na zwrotne (przeznaczone na bieżącą działalność lub inwestycje) oraz bezzwrotne (przeznaczone na pokrycie straty bilansowej).
Dopłaty nie mogą być oprocentowane, są nakładane na wszystkich wspólników równomiernie do ich udziałów. Są ustanawiane w formie uchwał wspólników, gdzie ustala się ich wysokość i termin wniesienia. Wpisuje się je do kapitału rezerwowego spółki z o.o. i nie powiększają wartości udziałów w kapitale zakładowym. Tę formę dofinansowania spółki z o.o. również obejmuje obowiązek podatkowy od czynności cywilno – prawnych (PCC-3, w wysokości 5%, termin jego złożenia to 14 dni od daty podjęcia uchwały w sprawie dopłat do kapitału zakładowego spółki).

Wpłaty pieniężne do spółki z o.o. w formie pożyczki

Szybkim i stosunkowo prostym sposobem pozyskania środków finansowych, umożliwiającym wpłaty pieniężne na konto spółki z o.o., jest pożyczka udzielona przez samych wspólników. Taką możliwość prawną przewiduje art. 720 Kodeksu cywilnego. Kwota udzielonej przez wspólnika pożyczki nie wiąże się z żadnymi zobowiązaniami podatkowymi, w przeciwieństwie do innych form dokapitalizowania. Dla samej spółki z o.o. nie stanowi przychodu, gdyż pożyczka ma charakter zwrotny i jest wyłączona z katalogu przychodów, nie wiąże się z obowiązkiem zapłaty podatku od czynności cywilnoprawnych (PCC-3), jak w przypadku dopłat czy podwyższenia kapitału zakładowego. Umowa pożyczki musi natomiast spełniać wszelkie wymogi formalne wynikające z przepisów Kodeksu cywilnego, a zwłaszcza określać strony umowy, kwotę pożyczki, termin jej zwrotu. Pożyczka taka powinna być oprocentowana, w przeciwnym razie spółce naliczony zostanie przychód podlegający oprocentowaniu w wysokości odsetek, które należałoby zapłacić w przypadku korzystania z komercyjnej pożyczki.
Jeżeli pożyczkodawcą jest wspólnik będący jednocześnie członkiem zarządu spółki z o.o., spółkę – zgodnie z art. 210 Kodeksu spółek handlowych – musi reprezentować pełnomocnik, powołany przez radę nadzorczą bądź poprzez uchwałę zgromadzenia wspólników. Rady nadzorczej zazwyczaj nie ma (funkcjonuje w dużych firmach, gdzie kapitał zakładowy jest wyższy niż 500 tys. zł, a wspólników więcej niż 25), więc pozostaje powołanie pełnomocnika, a według art. 227 § 2 Kodeksu spółek handlowych uchwała taka nie musi być potwierdzona aktem notarialnym.
Problem rodzi sytuacja, gdy udziałowiec gotowy udzielić pożyczki spółce z o.o. nie jest polskim rezydentem, ponieważ pojawia się kwestia poboru podatku u źródła, gdy zachodzi konieczność pobrania i odprowadzenia w Polsce podatku od przychodu uzyskiwanego przez zagranicznego podatnika (nierezydenta).
Ponadto dofinansowywanie spółki z o.o. poprzez pożyczki udzielane przez udziałowców może wiązać się z jeszcze jednym zjawiskiem, określanym jako cienka (słaba) kapitalizacja (ang. thin capitalisation). Taka sytuacja powstaje wówczas, gdy głównym źródłem finansowania spółki z o.o. nie jest kapitał zakładowy, lecz zaciągane pożyczki (kredyty). Udziałowiec, zamiast wnosić wpłaty pieniężne lub aporty w kapitał zakładowy, udziela spółce z o.o. pożyczki, ponosząc ryzyko wynikające z działalności takiej spółki. Jednocześnie takie działania obniżają znacząco należności podatkowe, które trzeba byłoby ponosić w przypadku zwykłego finansowania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Każda z tych form ma inne uwarunkowania i konsekwencje prawno – podatkowe, dlatego należy dokonać przemyślanego wyboru, która z nich będzie najbardziej efektywna dla dalszego funkcjonowania spółki z o.o..

W następnym wpisie na blogu przedstawiamy czym jest roczne sprawozdanie finansowe spółki z o.o.