Umowa spółki z o.o.

Dzisiaj kontynuujemy dalsze zagłębianie się w zagadnienia związane z zakładaniem i prowadzeniem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, przechodząc do kwestii, które leżą u dosłownych podstaw ich funkcjonowania. Mamy tu na myśli umowę spółki z o.o., czyli kluczowy dokument, jaki będzie odpowiadał za jej założenie i dalsze funkcjonowanie. To właśnie umowa spółki z o.o., sporządzana w formie aktu notarialnego, powinna dokładnie określić, na jakich zasadach opierał się będzie nasz przyszły biznes, regulując prawa i obowiązki nas i naszych wspólników. Kształt tego, jak takie pismo powinno zostać skonstruowane, oraz szereg niezbędnych elementów, które muszą zostać w nim zawarte, określone jest w Kodeksie Spółek handlowych.

Czego nie może zabraknąć w umowie?

Firmy – a pojęcie to dosłownie oznacza „nazwę” naszej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, chociaż samo słowo weszło na stałe do naszego słownika jako synonim biznesu – w ujęciu akademickim jest to błąd, jednak chyba nikt z nas nie wyobraża sobie mówić o biznesie, nie używająć tego stwierdzenia w zwyczajowym kontekście. Jednak jeśli przejdzie Ci czytać Kodeks Spółek Handlowych, możesz zwrócić uwagę na sposób użycia słowa firma. Oprócz funkcji czysto marketingowych i tworzenia własnej marki warto pamiętać o tym, że wybranie firmy niezgodnej z panującymi zasadami może znacznie wydłużyć proces rejestracji. Dlatego nasza nazwa musi być przede wszystkim różna od nazw innych „firm” prowadzących działalność na naszym rynku. Na szczęście na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości można znaleźć wyszukiwarkę nazw spółek, która pomoże nam dokonać właściwego wyboru. Istotne jest, aby firma nie była myląca, czyli m.in. nie dawała fałszywego obrazu co do istoty naszej działalności. Nasza firma musi też mieć dopisek „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”, „spółka z o.o. ” bądź też najkrótszą formę, „sp. z o.o. ”. Sama informacja o formie działalności musi być obligatoryjnie w języku polskim, ale już firma może być w dowolnym języku obcym.

Siedzbia spółki z o.o.

Kolejna kwestia to siedziba spółki z o.o.. Mieliśmy już okazje opisać kwestie z nią związaną, dlatego skupimy się mocniej na tym, co powinno znaleźć się w samym dokumencie. Pamiętajmy – przede wszystkim nie należy mylić pojęć siedziby i adresu spółki. Poprzez siedzibę rozumie się miejscowość, w której to urzęduje zarząd naszej spółki. Siedziba jest określeniem obszaru działań, a adres jest dokładnym wskazaniem nazwy ulicy wraz z numerem lokalu miejsca prowadzenia ksiąg i protokołów. Dlatego też zmiana siedziby wiązałaby się ze zmianą w umowie spółki, za to adres można zmienić w drodze uchwały – za to obie informacje muszą znaleźć się w umowie spółki z o.o.. Z siedzibą powiązane jest to, jaki wydział sądu rejestrowego będzie nam przypisany oraz z jakim urzędem skarbowym będziemy się rozliczać.

Kody PKD

Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością musi określić, co jest przedmiotem je działalności. W teorii Kodeks Handlowy nie wymaga od nas podania w samej umowie takiej informacji w formie kodu PKD, jednak jeśli z niego skorzystamy, ustalenie rodzaju firmy i przypisanego do niej kodu „Polskiej Klasyfikacji Działalności” będzie bardzo pomocne przy dalszym zgłoszeniu do KRS, ale przede wszystkim – już na starcie, jest podstawą właściwej weryfikacji tego, czy możemy prowadzić nasze interesy jako spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.

Istotne jest określenie tego, czym będziemy się zajmować, uwzględniając plany dalszego rozwoju firmy – jeśli chcemy z czasem zwiększyć zakres naszych usług i wkraczać na nowe pola, powinno to być uwzględnione w umowie spółki. Jeśli postanowimy z czasem podjąć się nowych dziedzin w działalności, a dany obszar nie będzie znajdował się w naszej umowie- wymagane jest wprowadzenie właściwych zmian w jej treści, co jest procesem wymagającym pewnego zachodu i wiążącym się z kolejnymi kosztami notarialnymi.

Kapitał zakładowy w spółce z o.o.

Umowa spółki z o.o. musi określić również wysokość kapitału zakładowego. Jego kwota musi być wyrażona dokładnie, czyli w konkretnej kwiecie. Minimalny kapitał zakładowy dla spółek z ograniczoną odpowiedzialnością wynosi w Polsce 5 tys. zł. Mimo określonej minimalnej kwoty nie ma ograniczeń co do jej wysokości w drugą stronę, oprócz tego, iż gdy ta jest wyższa od 500 tys. złotych, a spółka liczy więcej niż 25 wspólników, jej umowa powinna mówić o powołaniu Rady Nadzorczej lub Komisji Rewizyjnej. Jeśli ustalimy wysokość kwoty na określonym pułapie, ale myślimy o późniejszej zmianie tej wartości, warto zaznaczyć w umowie spółki z o.o. klauzule, która pozwoli nam to zrobić do pewnej daty i wysokości bez zmiany samej umowy (a tym samym, kolejnych kosztów notarialnych). W takim przypadku naszym obowiązkiem jest tylko dostarczenie właściwej uchwały do sądu rejestrowego, a wyższe kwoty udziałów przypadną naszym wspólnikom proporcjonalnie do już posiadanych.

Udziały w spółce z o.o.

W ten sposób dochodzimy do kwestii udziałów w spółce z o.o., która powinna być określona w samej umowie. Istnieje tutaj wiele możliwych scenariuszy. Możemy rozgraniczyć to, czy ich podział jest równy między wszystkich wspólników, czy też ich ilość będzie różna, np. równy podział z jednym udziałem, lub możliwość posiadania przez jednego wspólnika ich większej ilości. Niesymetryczny podział ma zazwyczaj za zadanie wzmocnić pozycję określonych wspólników. Warto pamiętać o tym, że symetryczne udziały są dosłownie równe sobie, a to ich ilość przypadająca na jednego wspólnika jest tutaj wyróżnikiem jego pozycji w spółce. Ustalić też można, że określony wspólnik może dysponować jednym udziałem, a pozostali udziałowcy ich większą liczbą, jeśli te będą równe i nie będzie ich można podzielić między wspólnikami. Inaczej- jeśli wszystkie udziały są równe i każdy wspólnik ma ich tyle samo, istnieć może zakaz ich zbywania między wspólnikami. Są to kwestie osobowe dla każdej ze spółek, które należy dokładnie określić z naszymi wspólnikami przed podjęciem się sporządzania umowy, sprawdzając dokładnie aktualnie panujące przepisy w tej kwestii. Udział w kapitale determinuje uprawnienia i obowiązki naszych wspólników, stąd jest to bardzo istotne. Pamiętać też należy, że wartość jednego udziału w spółce z o.o. nie powinna być niższa niż 50 zł.

Powstanie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością już od samego momentu jej założenia może mieć określony cel, a tym samym przewidywany czas jej trwania. W umowie istnieje możliwość zaznaczenia określonego czasu, w którym ta funkcjonuje. Jeśli taka kwestia nie zostanie poruszona w umowie, automatycznie uznaje się, iż spółka powstała na czas nieokreślony. Inne postanowienia są postanowieniami dodatkowymi i zazwyczaj dotyczą bardzo szerokiego spektrum funkcjonowania naszej spółki z o.o.. Jeśli w naszej umowie chcemy zawrzeć więcej szczegółów, pomoc doświadczonego radcy prawnego może się w takim przypadku okazać niezbędna. Mamy możliwość poruszenia w umowie kwestii takich jak:

– Sposób pokrycia kapitału zakładowego – ten niekoniecznie musi być wprowadzony gotówką – może to być również stosowny aport.
– Sposób reprezentacji spółki z o.o. – z określeniem składu zarządu czy długości kadencji.
– Sprawy finansowe, takie jak wysokość kwoty, względem której zarząd morze dokonywać rozporządzeń bez zgromadzenia wspólników, wypłaty zaliczek na poczet dywidendy, obowiązki wprowadzania dopłat przez wspólników.
– Informacje o możliwości zbycia udziałów, uprzywilejowania dla niektórych udziałów, czy opcji dobrowolnego ich zbycia. Można też określić restrykcje względem dziedziczenia udziałów.
– Nadanie dodatkowych uprawnień dla poszczególnych organów spółki z o.o., które nie wynikają bezpośrednio z ustaleń Kodeksu Handlowego.
– Umożliwienie zwoływania zgromadzeń wspólników również poza siedzibą spółki z o.o..
– Zapisy dotyczące prowadzenia konkurencyjnych podmiotów względem spółki z o.o. przez jej udziałowców.
– Możliwość rozwiązania umowy spółki z o.o..

Istnieje jeszcze sporo zapisów, które w zależności od rodzaju prowadzonej przez nas działalności i spodziewanego skutku, mogłyby lub też powinny znaleźć się w gotowej umowie. Nie sposób wymienić ich wszystkich w jednym wpisie, jednak warto jest nie przesadzić z ilością kwestii poruszanych w umowie. Zbyt duża ilość wpisów i staranie się zawarcia absolutnie wszystkiego w jednym dokumencie nie może się udać. Źle skonstruowany czy też tzw. martwy wpis w naszej umowie, może poskutkować odrzuceniem takowej, a tym samym wydłużeniem proces rejestracji, dlatego należy trzymać się podstaw prawnych. Jednakże, jeśli nie myślałeś wcześniej o dodatkowych kwestiach, warto przed przystąpieniem do sporządzania umowy przejść przez te najistotniejsze i zastanowić się nad ich rozwiązaniem:

– Czy przewidziane są jakieś dodatkowe obowiązki dla określonych wspólników? Możliwe, że chcesz zapewnić utrzymanie wykonywania określonych obowiązków, które wynikają z kompetencji danego wspólnika, a nie są w inny sposób obligatoryjne.

– Czy reprezentacja spółki z o.o. wymaga dodatkowych regulacji? Możliwe, iż pozycji danej osoby w spółce pozwala na reprezentowanie jej w danym zakresie, ale z jakiś powodów potrzebne byłoby ograniczenie wpływu określonych członków spółki.

Taka lista pytań powinna przynieść na myśl wiele potencjalnych scenariuszy, w których dodatkowe zapisy byłyby konieczne. Wiele dobrze zaplanowanych wpisów w umowie spółki z o.o. może oszczędzić nam dodatkowej pracy i kłopotów z czasem, gdy ta osiągnie pewną dojrzałość. Powstałą umowę powinni osobiście podpisać wszyscy wspólnicy spółki – wyjątkiem jest ustalenia pełnomocnika w formie aktu notarialnego.
Każda późniejsza zmiana w umowie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wiąże się z koniecznością podjęcia stosownej uchwały przez Zgromadzenie Wspólników i późniejszym wpisem do KRS, a aby uchwała była ważna, jej podjęcie powinno zostać potwierdzone notarialnie. Zmiany odnoszą swój skutek dopiero po tych czynnościach dla osób trzecich, jednak wewnątrz spółki mogą być podjęte już po ich uchwaleniu.