Zarząd spółki z o.o. – powołanie, reprezentacja i odpowiedzialność

Zarząd to jedyny organ, bez którego spółka z o.o. nie może działać. Prowadzi jej sprawy i reprezentuje ją na zewnątrz, a wynika to wprost z art. 201 § 1 Kodeksu spółek handlowych. Może liczyć jedną osobę lub kilkanaście, może składać się ze wspólników albo wyłącznie z osób spoza spółki. Za to, jak wykonuje swoje obowiązki, jego członkowie odpowiadają wobec spółki, wobec jej wierzycieli i wobec fiskusa, każdorazowo na innej podstawie prawnej. Poniżej znajdziesz zasady powoływania, różnicę między mandatem a kadencją, reguły reprezentacji oraz pełny obraz odpowiedzialności członka zarządu.

Czym jest zarząd i dlaczego spółka nie może go pominąć

Spółka z o.o. jest osobą prawną, więc nie działa sama. Potrzebuje organu, który podejmie za nią decyzje i złoży oświadczenie woli. Tę rolę pełni zarząd, a art. 201 § 2 KSH przesądza, że składa się z jednego albo większej liczby członków. Jednoosobowy zarząd jest zatem pełnoprawny i najczęściej spotykany w mniejszych podmiotach.

Kodeks rozróżnia dwie sfery działania zarządu, które w praktyce bywają mylone. Prowadzenie spraw spółki to sfera wewnętrzna, czyli decyzje o tym, co spółka robi, jak organizuje pracę i jakie podejmuje zobowiązania. Reprezentacja to sfera zewnętrzna, czyli składanie i przyjmowanie oświadczeń woli wobec kontrahentów, urzędów i sądów. Pierwsza działa wewnątrz organizacji i podlega ograniczeniom, druga jest wobec osób trzecich nieograniczalna.

Zarząd nie jest jedynym organem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Obok niego funkcjonuje zgromadzenie wspólników, a w części spółek również rada nadzorcza lub komisja rewizyjna. Zarząd jest jednak jedynym, który spółka musi mieć zawsze.

Kto może zostać członkiem zarządu

Wymogi ustawia art. 18 KSH. Członkiem zarządu może być wyłącznie osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych, co wyklucza spółki, fundacje i inne podmioty. Przepisy nie stawiają wymagań co do obywatelstwa, miejsca zamieszkania ani wykształcenia.

Istnieje natomiast zakaz obejmowania funkcji przez osoby skazane prawomocnym wyrokiem za przestępstwa wskazane w art. 18 § 2, czyli określone w art. 587-587², art. 590 i art. 591 KSH oraz w art. 228-231 i rozdziałach XXXIII-XXXVII Kodeksu karnego, obejmujących między innymi przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu i obrotowi gospodarczemu. Zakaz ustaje z upływem piątego roku od uprawomocnienia się wyroku, chyba że wcześniej doszło do zatarcia skazania. Skazany może w ciągu trzech miesięcy od uprawomocnienia wyroku wystąpić do sądu o zwolnienie z zakazu lub skrócenie jego czasu, ale nie dotyczy to przestępstw popełnionych umyślnie.

Do zarządu można powołać zarówno wspólnika, jak i osobę spoza tego grona, co jasno wskazuje art. 201 § 3. Dodatkowe kryteria mogą wprowadzić sami wspólnicy: art. 201 § 5 pozwala, aby umowa spółki lub uchwała wspólników określiła wymagania stawiane kandydatom, na przykład uprawnienia branżowe albo doświadczenie.

Powołanie zarządu: uchwała, zgoda i wpis do KRS

Zasadą jest powołanie i odwołanie członka zarządu uchwałą wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej, jak przewiduje art. 201 § 4 KSH. Umowa może przekazać to uprawnienie radzie nadzorczej albo przyznać je osobiście konkretnemu wspólnikowi. Pierwszy zarząd zwykle powołuje się w samej umowie spółki, przy jej zawieraniu.

Sama uchwała to jednak nie koniec formalności. Art. 19a ust. 5 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym wymaga, aby do wniosku o wpis osób reprezentujących spółkę dołączyć ich oświadczenia obejmujące zgodę na powołanie oraz adresy do doręczeń. Zgody nie trzeba dołączać, jeżeli wniosek podpisuje sama osoba wpisywana, jeżeli udzieliła pełnomocnictwa do złożenia wniosku albo gdy jej zgoda znalazła się w protokole z posiedzenia organu powołującego lub w umowie spółki. Gdy adres do doręczeń leży poza Unią Europejską, konieczne jest wskazanie pełnomocnika do doręczeń w Polsce.

Warto zapamiętać kolejność zdarzeń, bo tu powstaje najwięcej wątpliwości. Członek zarządu obejmuje funkcję z chwilą powołania albo z datą wskazaną w uchwale, a nie z chwilą wpisu do rejestru. Wpis w KRS ma charakter deklaratoryjny, czyli ujawnia stan, który już zaistniał. Każdą zmianę adresu do doręczeń trzeba osobno zgłosić sądowi rejestrowemu, a takie zgłoszenie nie podlega opłacie sądowej.

Kadencja i mandat, czyli dwa terminy, które łatwo pomylić

Kadencja to okres, na jaki powołano członka zarządu. Mandat to uprawnienie do pełnienia funkcji. Oba pojęcia rozjeżdżają się w czasie i właśnie stąd biorą się spółki, w których zarząd formalnie wygasł, choć nikt tego nie zauważył.

Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, mandat wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji, co wynika z art. 202 § 1 KSH. Przy powołaniu na okres dłuższy niż rok mandat wygasa z dniem odbycia zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji. Nowelizacja obowiązująca od 13 października 2022 roku dopisała do art. 202 § 2 zdanie rozstrzygające dawny spór: kadencję oblicza się w pełnych latach obrotowych, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

Konsekwencja praktyczna jest taka, że po każdym zwyczajnym zgromadzeniu wspólników warto sprawdzić, czy mandaty nie wygasły. Umowy podpisane przez osobę bez mandatu rodzą ryzyko, którego nie usuwa fakt, że nazwisko wciąż widnieje w rejestrze.

Reprezentacja spółki, czyli kto może podpisać umowę

Prawo członka zarządu do prowadzenia spraw spółki i jej reprezentowania obejmuje wszystkie czynności sądowe i pozasądowe, zgodnie z art. 204 § 1 KSH. Kluczowy jest jednak § 2 tego przepisu: prawa do reprezentowania spółki nie można ograniczyć ze skutkiem prawnym wobec osób trzecich. Wewnętrzny zakaz zawierania umów powyżej określonej kwoty bez zgody wspólników wiąże członka zarządu wobec spółki, ale kontrahent działający w dobrej wierze jest chroniony, a umowa pozostaje ważna.

Sposób reprezentacji przy zarządzie wieloosobowym określa umowa spółki. Gdy milczy w tej sprawie, wchodzi reguła z art. 205 § 1: do składania oświadczeń w imieniu spółki potrzeba współdziałania dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem. Przy zarządzie jednoosobowym reprezentacja jest siłą rzeczy samodzielna.

Odbiór oświadczeń działa inaczej niż ich składanie. Art. 205 § 2 przewiduje, że oświadczenia składane spółce oraz doręczenia pism można kierować do jednego członka zarządu lub prokurenta, nawet przy reprezentacji łącznej. Wypowiedzenie umowy doręczone jednemu członkowi zarządu jest zatem skuteczne wobec całej spółki.

Od zasady reprezentacji przez zarząd istnieją wyjątki podyktowane konfliktem interesów. W umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników, co stanowi art. 210 § 1. Odrębnie uregulowano sytuację jednoosobowej spółki z o.o., w której jedyny wspólnik jest zarazem jedynym członkiem zarządu. Wtedy czynność prawna między nim a spółką wymaga formy aktu notarialnego, a notariusz zawiadamia o niej sąd rejestrowy.

Jak zarząd podejmuje decyzje wewnątrz spółki

Przy zarządzie wieloosobowym każdy członek ma prawo i obowiązek prowadzenia spraw spółki. Sprawy nieprzekraczające zakresu zwykłych czynności może załatwiać samodzielnie, bez uprzedniej uchwały. Uchwała staje się konieczna w dwóch sytuacjach opisanych w art. 208 § 4: gdy sprawa przekracza zakres zwykłych czynności spółki albo gdy choćby jeden z pozostałych członków zarządu sprzeciwi się jej przeprowadzeniu.

Same uchwały zarządu zapadają bezwzględną większością głosów, pod warunkiem że wszyscy członkowie zostali prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu. Kodeks dopuszcza przy tym rozwiązania zdalne, o ile umowa spółki ich nie wyłącza.

• Udział w posiedzeniu przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, na podstawie art. 208 § 5¹ KSH.
• Podejmowanie uchwał w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość, zgodnie z art. 208 § 5² KSH.
• Oddanie głosu na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu, co przewiduje art. 208 § 5³ KSH.

Dwie reguły dotyczące prokury bywają zaskoczeniem. Powołanie prokurenta wymaga zgody wszystkich członków zarządu, natomiast odwołać prokurę może każdy z nich samodzielnie. Umowa spółki może też przyznać prezesowi głos rozstrzygający przy równości głosów oraz określone uprawnienia w zakresie kierowania pracami zarządu, jak wskazuje art. 208 § 8. Poza takim postanowieniem prezes nie ma większych uprawnień decyzyjnych niż pozostali członkowie, a jego głos waży dokładnie tyle samo.

Lojalność, konflikt interesów i granice ryzyka

Nowelizacja z 2022 roku wpisała do kodeksu standard należytego działania, który wcześniej wywodzono z orzecznictwa. Art. 209¹ § 1 KSH wymaga od członka zarządu staranności wynikającej z zawodowego charakteru działalności oraz dochowania lojalności wobec spółki, a § 2 zakazuje ujawniania tajemnic spółki także po wygaśnięciu mandatu.

Druga strona tego samego medalu to zasada biznesowej oceny sytuacji z art. 293 § 3. Członek zarządu nie narusza obowiązku staranności, jeżeli postępując lojalnie wobec spółki działa w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego, w tym na podstawie informacji, analiz i opinii, które powinny być w danych okolicznościach uwzględnione przy starannej ocenie. Przepis chroni więc decyzje nietrafione, ale podjęte rzetelnie, i przenosi punkt ciężkości z samego wyniku na jakość procesu decyzyjnego. W praktyce oznacza to, że warto dokumentować podstawy trudnych decyzji.

Kodeks reguluje też dwa typowe konflikty. Art. 209 nakazuje członkowi zarządu ujawnić sprzeczność interesów spółki z jego własnymi lub bliskich mu osób, wstrzymać się od udziału w rozstrzyganiu takiej sprawy i pozwala żądać zaznaczenia tego w protokole. Art. 211 wprowadza zakaz konkurencji: bez zgody spółki członek zarządu nie może zajmować się interesami konkurencyjnymi ani uczestniczyć w konkurencyjnej spółce jako wspólnik lub członek organu, a zakaz obejmuje także posiadanie co najmniej 10 procent udziałów albo akcji takiej spółki bądź prawa do powołania choćby jednego członka jej zarządu.

Odpowiedzialność członka zarządu spółki z o.o.

Nazwa spółki bywa myląca. Ograniczona odpowiedzialność dotyczy wspólników, którzy ryzykują wniesionym wkładem. Członkowie zarządu odpowiadają na zupełnie innych zasadach, a podstaw jest kilka i działają równolegle.

Art. 299 KSH jest w tym zestawieniu najbardziej dotkliwy, bo prowadzi wprost do majątku prywatnego. Wierzyciel musi wykazać istnienie zobowiązania stwierdzonego tytułem wykonawczym oraz bezskuteczność egzekucji wobec spółki. Ciężar wykazania przesłanek zwalniających spoczywa już na członku zarządu, a katalog jest zamknięty: zgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości we właściwym czasie lub otwarcie postępowania restrukturyzacyjnego albo zatwierdzenie układu w tym samym czasie, brak winy w niezgłoszeniu wniosku bądź wykazanie, że mimo niezgłoszenia wierzyciel nie poniósł szkody. Szerzej temat rozwija tekst o odpowiedzialności majątkowej w spółce z o.o.

Do tego dochodzi odpowiedzialność za rachunkowość. Kierownikiem jednostki w rozumieniu ustawy o rachunkowości jest zarząd, a art. 4 ust. 5 tej ustawy utrzymuje jego odpowiedzialność również wtedy, gdy prowadzenie ksiąg powierzono biuru rachunkowemu. Powierzenie zdejmuje pracę, nie zdejmuje obowiązku nadzoru, o czym szerzej w tekście o księgowości w spółce z o.o.

Odwołanie, rezygnacja i wygaśnięcie mandatu

Członek zarządu może być odwołany w każdym czasie uchwałą wspólników, na podstawie art. 203 § 1 KSH. Odwołanie nie pozbawia go roszczeń ze stosunku pracy ani z innego stosunku prawnego dotyczącego pełnienia funkcji, więc kwestię umowy o pracę czy kontraktu trzeba rozstrzygnąć osobno, zgodnie z właściwymi przepisami. Umowa spółki może ograniczyć prawo odwołania do ważnych powodów.

Warto pamiętać o obowiązku, który trwa dłużej niż funkcja. Art. 203 § 3 nakazuje byłemu członkowi zarządu złożyć wyjaśnienia w toku sporządzania sprawozdania z działalności i sprawozdania finansowego za okres pełnienia funkcji oraz wziąć udział w zgromadzeniu zatwierdzającym te dokumenty, chyba że uchwała zgromadzenia stanowi inaczej.

Rezygnacja jest jednostronnym oświadczeniem, do którego stosuje się odpowiednio przepisy o wypowiedzeniu zlecenia. Szczególny tryb dotyczy sytuacji, w której po rezygnacji żaden mandat w zarządzie nie byłby obsadzony. Art. 202 § 6 wymaga wtedy, aby członek zarządu złożył rezygnację wspólnikom, jednocześnie zwołując zgromadzenie wspólników, a zaproszenie zawierało oświadczenie o rezygnacji. Rezygnacja staje się skuteczna dopiero z dniem następującym po dniu, na który zwołano zgromadzenie. Przepis zamyka dawną furtkę pozwalającą porzucić spółkę bez organu z dnia na dzień.

Wynagrodzenie, ZUS i składka zdrowotna

Pełnienie funkcji na podstawie samego powołania nie jest tytułem do ubezpieczeń społecznych, więc od takiego wynagrodzenia nie odprowadza się składek emerytalnej, rentowej czy chorobowej. Inaczej wygląda ubezpieczenie zdrowotne. Art. 66 ust. 1 pkt 35a ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych obejmuje obowiązkowym ubezpieczeniem osoby powołane do pełnienia funkcji na mocy aktu powołania oraz prokurentów, jeżeli z tego tytułu pobierają wynagrodzenie podlegające opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Osobną kwestią jest sytuacja jedynego wspólnika. Art. 8 ust. 6 pkt 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych traktuje wspólnika jednoosobowej spółki z o.o. jak osobę prowadzącą pozarolniczą działalność, co rodzi obowiązek ubezpieczeń niezależnie od tego, czy zasiada w zarządzie. Jeżeli członek zarządu wykonuje obowiązki na podstawie umowy o pracę lub umowy zlecenia, tytuł do ubezpieczeń wynika już z tej umowy, a nie z powołania.

Roczne obowiązki zarządu, których nie widać w umowie spółki

• Zapewnienie sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego oraz jego podpisanie w wymaganej formie elektronicznej.
• Sporządzenie sprawozdania z działalności, o ile spółka nie korzysta ze zwolnienia przewidzianego dla jednostek mikro i małych.
• Zwołanie zwyczajnego zgromadzenia wspólników w terminie sześciu miesięcy po upływie roku obrotowego, zgodnie z art. 231 § 1 KSH.
• Złożenie dokumentów finansowych w rejestrze sądowym w ciągu 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania.
• Niezwłoczne zwołanie zgromadzenia wspólników, gdy bilans wykaże stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę kapitału zakładowego, co nakazuje art. 233 § 1 KSH.
• Zgłaszanie do KRS zmian danych spółki i członków zarządu, w tym każdej zmiany adresu do doręczeń.
• Monitorowanie sytuacji finansowej pod kątem terminu na złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości, bo to od niego zależy możliwość uwolnienia się od odpowiedzialności z art. 299 KSH.

Najczęstsze pytania o zarząd spółki z o.o.

Kto powołuje zarząd w spółce z o.o.?

Domyślnie robi to zgromadzenie wspólników w drodze uchwały, na podstawie art. 201 § 4 KSH. Umowa spółki może jednak przekazać to uprawnienie innemu podmiotowi, najczęściej radzie nadzorczej, albo przyznać je osobiście oznaczonemu wspólnikowi. Pierwszy zarząd wskazuje się zwykle bezpośrednio w umowie spółki.

Ile osób musi liczyć zarząd spółki z o.o.?

Wystarczy jedna. Art. 201 § 2 KSH mówi o jednym albo większej liczbie członków, nie wyznaczając górnego limitu. Liczbę członków lub sposób jej ustalania określa umowa spółki.

Czy wspólnik może być członkiem zarządu?

Tak, i jest to układ bardzo częsty w mniejszych spółkach. Art. 201 § 3 dopuszcza powołanie do zarządu osób spośród wspólników albo spoza ich grona. Łączenie obu ról nie zmniejsza zakresu odpowiedzialności członka zarządu, a przy jednoosobowej spółce z o.o. wywołuje dodatkowe skutki w ubezpieczeniach społecznych.

Czym różni się prezes zarządu od członka zarządu?

Kodeks nie przyznaje prezesowi szczególnych kompetencji. Różnica pojawia się dopiero wtedy, gdy umowa spółki skorzysta z art. 208 § 8 i przyzna prezesowi głos rozstrzygający przy równości głosów albo określone uprawnienia w kierowaniu pracami zarządu. Bez takiego zapisu prezes ma taki sam głos jak pozostali członkowie.

Czy członek zarządu odpowiada swoim majątkiem?

Może odpowiadać. Zgodnie z art. 299 § 1 KSH, jeżeli egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna, członkowie zarządu odpowiadają solidarnie za jej zobowiązania. Analogiczny mechanizm dla zaległości podatkowych przewiduje art. 116 Ordynacji podatkowej. Uwolnienie się od tej odpowiedzialności wymaga wykazania jednej z przesłanek wskazanych w tych przepisach.

Jak złożyć rezygnację z funkcji członka zarządu?

Oświadczenie o rezygnacji kieruje się do spółki, a zgodnie z art. 205 § 2 KSH oświadczenia składane spółce mogą być dokonywane wobec jednego członka zarządu lub prokurenta. Jeżeli jednak w wyniku rezygnacji żaden mandat w zarządzie nie byłby obsadzony, art. 202 § 6 KSH nakazuje złożyć ją wspólnikom i jednocześnie zwołać zgromadzenie wspólników, a skutek następuje dzień po dniu, na który zgromadzenie zwołano.

Czy spółka może działać bez zarządu?

Formalnie nadal istnieje, ale traci zdolność do działania, bo nie ma organu, który złoży za nią oświadczenie woli. Braki w składzie trzeba uzupełnić uchwałą wspólników. Jeżeli to nie nastąpi, sąd rejestrowy może wszcząć postępowanie przymuszające, a w skrajnych przypadkach postępowanie zmierzające do rozwiązania podmiotu, o czym mowa w tekście o likwidacji spółki z o.o.

Zarząd to funkcja, nie tytuł

Powołanie do zarządu daje realną władzę nad spółką i równie realną odpowiedzialność, która nie kończy się wraz z odwołaniem. Dlatego zakres reprezentacji, sposób podejmowania uchwał i zasady powoływania warto przemyśleć już przy tworzeniu umowy spółki, a nie dopiero w chwili pierwszego konfliktu między wspólnikami.

BLWCORP prowadzi rejestrację spółek z o.o. oraz sprzedaż gotowych podmiotów. Firmom rejestrowanym we Wrocławiu udostępnia również wirtualne biuro wraz z obsługą korespondencji, co dla członków zarządu ma znaczenie praktyczne przy adresie do doręczeń.