Dress code wirtualnego biura

Pojęcie „chmury” całkiem niedawno było na ustach wszystkich w świecie IT. Jest to koncept, który wciąż ewoluując, stajać się standardem w biznesie, jak i codziennym życiu. Jeśli jednak „Chmura” kojarzy Ci się tylko z obłoczkami na niebie, musisz wiedzieć, że jej najpopularniejsza definicja zmienia się. Największe korporacje na świecie, jak i najmniejsze podmioty które mierzą wysoko, korzystają z rozwiązań chmurowych. Dzięki zmianie modelu oprogramowania, na dostarczanie go jako usługę, urządzenia stają się tylko punktem dostępowym do przepastnych zasobów obliczeniowych i terabajtów danych. Korzystając z „mocy” wyspecjalizowanych serwerów, uzyskujesz wręcz natychmiastowy możliwość na wdrożenie oprogramowania, które wymagało by inaczej zakupu kosztownych komputerów i licencji. Podobny model możesz wykorzystać przy obsłudze administracyjnej Twojej firmy. Dzięki wirtualnym biurom, maksymalnie uprościsz prowadzenie biznesu, zmniejszając przy tym koszty i zwiększając jego możliwości.

Wirtualne Biuro – początki

Początki wirtualnych biur datuje się na drugą połowę lat 90te XX wieku, chociaż korzenie tego pomysłu sięgają jeszcze czasów rewolucji przemysłowej. W formie jaką znamy dzisiaj, pierwsze wirtualne biuro zostało założone w roku 1994 w Stanach Zjednoczonych. Wtedy to też zwrócono uwagę na fakt, iż wielu przedsiębiorców, z racji fizycznych siedzib generuje wysokie koszty, w ramach niewielkich potrzeb względem prowadzenia działalności. Spójrzmy na przykład: gdy prowadzimy firmę zajmującą się pośrednictwem usług, większość konkretnej pracy odbywa się „w terenie”: od pozyskiwania klientów, poprzez prezentacje i na sprzedaży kończąc. Biuro w takim ujęciu stanowi w praktyce tylko adres, pod którym zarejestrowana jest działalność i miejsce, do którego trafia korespondencja. W trakcie kiedy poza siedzibą odbywa się to co dla firmy jest bardzo istotne, czyli generowanie przychodów, codzienne obowiązki osób zatrudnionych w administracji biura, skutecznie te przychody uszczupla. Najczęściej sam fakt posiadania siedziby wymusza stworzenie dodatkowych stanowisk, i generuje listę zmartwień, które niekoniecznie powinny być na naszej głowię. Jak można zrobić to lepiej?

Na każdym etapie prowadzonej działalności, bardzo istotne jest rozsądne planowanie swojego budżetu. Często słyszymy o historii firm, które osiągnęły sukces, zaczynając swoje podboje w… garażu. Wybór ten, raczej nie jest podyktowany niezwykłym klimatem takich miejsc, a raczej brakiem środków na wynajęcie konkretniejszej siedziby. Poza tym, wbrew romantycznym historiom z „Doliny Krzemowej”, nikt tak naprawdę nie pracował w garażach, bo w tych po prostu nie dało się pracować. Te służyły najzwyczajniej za adres siedzimy firmy, jak i potencjalny magazyn, a potwierdzają to historię takich legend jak Steve Jobs czy Bill Gates- właściwa praca zawsze miała miejsce gdzie indziej. Co niektórzy decydują się na najtańsze pomieszczenia do wynajęcia na obrzeżach miast, które oprócz kilku linijek na firmowej pieczątce, oferują chętnym kiepską infrastrukturę, industrialne sąsiedztwo i zerowy prestiż. A można zrobić to lepiej tak:

Do czego służy wirtualne biuro?

Wirtualne biuro to nie tylko „adres” dla Twojej firmy. Każdy list może trafić do Ciebie w formie cyfrowej, niezależnie gdzie prowadzisz właśnie swoje interesy- nigdy więcej nie zobaczysz już awizo. Całą korespondencja jak i faksy w jednym miejscu, pod ręką- ale bez Twojego udziału. To również obsługa połączeń telefonicznych od Twoich klientów, przez personel, który jest w tym wyspecjalizowany. Wszystkie ważne dla Ciebie dokumenty nie tylko trafiają tam gdzie trzeba, ale też mogą być właściwie obsłużone przez działającą na miejscu księgowość, dział prawny czy informatyczny. Całą infrastruktura firmy, która pracuje nie tylko na Twój sukces, ale dba o najwyższy poziom usług pod własnym szyldem.

Dzięki wirtualnemu biurowi nie zatrudniasz pracowników, a zyskujesz wykwalifikowanych partnerów w biznesie, którzy ukierunkowani są głównie na mierzalny wynik ich działań. Przy takiej współpracy, zwolnienia chorobowe czy nagłe wypadki losowe personelu już nigdy więcej nie dotkną „Twojej” administracji. Dzięki temu, to na czym będziesz musiał skupić się w prowadzeniu działalności, będzie dokładnie tym- na czym „skupić się chcesz”. Nieocenione mogą okazać się również wsparcie doradcze wirtualnych biur, które to w swojej karierze miały do czynienia z naprawdę wieloma przedsiębiorstwami, ale również tak podstawowe rzeczy jak wynajem sal na spotkania i szkolenia biznesowe. A wszystko to okazuje się nie tylko bardziej efektywne i elastyczne niż własne biura, ale również zdecydowanie tańsze.
W następnym tekście na naszym blogu firmowym przeczytasz o tym co warto wybrać czy jednoosobową działalność gospodarczą czy spółkę z o.o..