Co powinieneś wiedzieć przed założeniem spółki z o.o.?
W życiu stawiani jesteśmy przed decyzjami różnej rangi- to jakiej formy prowadzenia swojej firmy się podejmiesz, może należeć do grona tych naprawdę znaczących. Jeśli trafiłeś w to miejsce, po przeczytani poniższego tekstu powinieneś być o krok bliżej świadomego prowadzeni własnej działalności. Dlatego, zanim się zdecydujesz na założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, pozwól, że przybliżymy Ci płynące z tego faktu korzyści, ale i obowiązki. Spośród wielu zagadnień związanych z procesem rejestracji spółki z o.o. wybraliśmy kilka najistotniejszych, nie pomijając przy tym drobnych aspektów, które często nie pojawiają się w tego typu publikacjach, a w dalszej perspektywie, mogą być dość istotne.
Na początku, spójrzmy na najważniejsze cechy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.
Cechy spółki z o.o.
Ta może zostać powołana przez jedną lub więcej osób fizycznych, jak i inne osoby prawne oraz spółki handlowe. Istnieje też możliwość przekształcenia jednoosobowej działalności w spółkę. Wachlarz możliwości jest szeroki, a jedynym istotnym ograniczeniem jest to, że jedynym wspólnikiem spółki nie może być inna jednoosobowa spółka z o.o.. Może powstać w dowolnym celu w obrębie prawa polskiego, również jako organizacja „non-profit”- czyli w celach społecznych. W tym miejscu warto się na chwilę zatrzymać i dokładnie zastanowić nad przedmiotem działalności, gdyż wymagane jest, się aby każda spółka z o.o. miała jasny i osiągalny cel jej założenia i prowadzenia. Wpisanie nieodpowiedniego numeru PKD, zaowocuj wezwaniem do zmiany umowy spółki, a tym samym utraty opłaty sądowej. Przykładem działalności który nie może być prowadzony w formie spółki z o.o. są m.in.: działalność ubezpieczeniowa, bankowa, profesjonalna działalność sportowa czy radiofonia i telewizja.
Umowa spółki z o.o.
Do założenia spółki z o.o. niezbędne jest sporządzenie i zawarcie umowy spółki z o.o., późniejszy wpis do Krajowego Rejestru Sądowego, oraz powołanie zarządu oraz rady nadzorczej- już po wniesieniu niezbędnego kapitału zakładowego. Trudno jest jednoznacznie określić, jaką wysokość powinien mieć kapitał zakładowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Dlatego w tym przypadku, możemy podpowiedzieć nie tyle, jak wysoki powinien być, ale jak w prosty sposób zabezpieczyć jego podwyższenie, w ramach potrzeby, w późniejszym terminie. Minimalna wielkość kapitału zakładowego to obecnie 5000 złotych. W trakcie sporządzania umowy spółki, istnieje możliwość zawarcia w niej zapisu o podwyższeniu kapitału do określonej kwoty i w określonym czasie. Wtedy zmiana wysokości kapitału nie będzie równoznaczna, ze zmianą umowy spółki, a tym samym nie będzie wymagała od nas wizyty u notariusza i ponoszenia dodatkowych kosztów z tym związanych.
Charakterystyczne dla spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest też posiadanie kilku organów -zgromadzenia wspólników, komisji rewizyjnej oraz wspomnianego wcześniej zarządu i rady nadzorczej. Równie istotne jest to, iż spółka z ograniczoną odpowiedzialnością musi posiadać nazwę, zawsze z dopiskiem „spółka z o.o.”. Ważne jest też abyś odpowiedni wybrał miejsce jej prowadzenia, gdyż niezbędne jest wskazanie właściwej spółce siedziby. Tutaj można zaznaczyć różnice spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w stosunku do jednoosobowej działalność gospodarczej. W przypadku spółki, przez siedzibę rozumie się miasto, a nie konkretny adres. Ułatwia to jego zmianę w obrębie miasta- ta nie wymaga potwierdzenia u notariusza a jedynie tylko zgłoszenia samego faktu w KRS.
Rok obrotowy w spółce z o.o.
Spółka z o.o. działa w oparciu o rok obrotowy – tym określeniem nazywa się pełen okres rozliczeniowy wynoszący 12 miesięcy- ten jednak nie musi pokrywać się z rokiem kalendarzowym, a informacje co do jego rozpoczęcia powinny znaleźć się w umowie spółki. Warto jest pamiętać, że kiedy rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, a spółkę zostałą zarejestrowana już w drugiej połowie roku, ten może wtedy trwać więcej niż 12 miesięcy. Aby bardziej to zobrazować, przyjmijmy, że rejestracja spółki miała miejsce w październiku 2015 roku. W takim przypadku, rok obrotowy może zakończyć się w grudniu 2016 roku, co jest równoznaczne ze złożeniem pierwszego sprawozdania finansowego dopiero w 2017.
Czy spółka z o.o.jest dla mnie?
Jeśli wciąż zadajesz sobie pytanie „czy spółka z o.o. to dobre rozwiązanie dla mnie”, musisz wiedzieć, że każdemu można by udzielić innej odpowiedzi, czasem bardzo niejednoznacznej. Jest jednak coś co możemy powiedzieć każdemu, a i większość przedsiębiorców chciała by to usłyszeć: – prowadzenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zazwyczaj niesie za sobą większe bezpieczeństwo, niż jednoosobowa działalność gospodarcza. Ryzyko jest nieodłączną częścią prowadzenia własnego interesu, pojęciem tak związanym z biznesem jak hossa i bessa czy popyt i podaż. W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, ryzykujemy przede wszystkim wniesioną w spółkę wkładem, gdyż ta posiada swoją własną osobowość prawną, stanowiąc i odpowiadając niejako „sama za siebie”.
Mówi się również, że „na tym świecie pewne są tylko śmierć i podatki”. Sając się udziałowcem w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, według polskiego prawa nie jesteśmy traktowani jako osoba prowadząca działalność gospodarczą. Jeśli tylko w spółce jest minimum dwóch wspólników, działają oni „z powołania” i są tym samym w pełni zwolnieni z konieczności opłacania składek ZUS. Takiej możliwości nie ma niestety jednoosobowa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością- w tym wypadku jedyny wspólnik musi opłacać składki w pełnej wysokości.
Prestiż spółki z o.o.
Kolejny aspekt, wyróżniający spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, od jednoosobowej działalności gospodarczej, jest prestiż. Po prostu, taka forma prowadzenia swoich interesów jest dla innych podmiotów i państwowych organów, jest równoznaczna z większym „zaawansowaniem” wspólników spółki, chociaż by dlatego, że ciążą też na nich większe obowiązki. Dobrze funkcjonująca spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie obejdzie się bez właściwej obsługi rachunkowej, gdyż w tym przypadku wymagane jest prowadzenie tzw. „pełnej księgowości” w formie ksiąg handlowych. Dla przykładu, w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, zakup prywatny z firmowego konta, czy firmowy z prywatnego, nie stanowi tak naprawdę żadnego problemu. W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, każda transakcja musi zostać wykazana w księgach, w praktyce bez wyjątków. Obligatoryjne jest też składanie do sądu rejestrowego oraz urzędu skarbowego corocznych sprawozdań finansowych. Dlatego można stwierdzić, że prowadzenie spółki z o.o. wymaga zgłębienia większej ilości zagadnień dla właściwego jej funkcjonowania. Na szczęście dzięki Internetowi, ogromna ilość cennych informacji jest dostępna na wyciągnięcie dłoni.
Cyfryzacja postępuje nawet w urzędach, postrzeganych często jako skostniałe struktury. W 2015 roku, założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przez Internet, dzięki gotowemu wzorcowi umowy, jest realną alternatywą dla wizyty u notariusza. Pozwala to przede wszystkimi skrócić czas oczekiwania na dokonanie wpisu, chociaż nie daje nam szans na większą ingerencje we wzorzec umowy. Dlatego jeśli potrzeba jest większa elastyczność, da nam ją tylko własny wzorzec umowy potwierdzony notarialnie. Dodatkowo, korzystając z drogi elektronicznej, nie jest możliwe pokrycie kapitału zakładowego w innej formie niż gotówkowej. Poza tym, przy składaniu wniosku drogą elektroniczną, wciąż musimy wybrać się osobiście do właściwych urzędów w celu nadania numeru NIP I Regon.
Jest to oczywiście tylko część pytań, jakie możemy postawić sobie przed rozpoczęciem całego procesu zakładania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Istnieje jeszcze wiele zagadnień, które powinny nas w takim przypadku zainteresować, jednak te w większości pojawiają się w ramach wymagań stawianych przed przedsiębiorcami już w trakcie podejmowania kolejnych kroków. Jeśli masz większe wątpliwości, zawsze możesz zgłosić się do specjalistów w danej dziedzinie. Istnieje też możliwość maksymalnego uproszczenia całego procesu poprzez zakup gotowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Niesie to za sobą nie tylko dużą oszczędność czasu, bo może też oszczędzić Ci wielu zmartwień związanych z rejestracją. Takie rozwiązanie wciąż pozwala na zmianę w umowie spółki, i już nawet w 24 godziny przejść od słów do czynów.
W następnym tekście na naszym blogu przeczytasz w jaki sposób możesz uniknąć płacenia składki ZUS przy prowadzeniu działalności.