Komisja rewizyjna w spółce z o.o.

Każdemu przeciętnemu obywatelowi takie określenia, jak komisje, kontrole, kojarzą się zdecydowanie pejoratywnie. Tak więc sama nazwa – komisja rewizyjna – z pewnością budzi niepokój i negatywne odczucia. Niemniej jednak podstawowa wiedza o tym, kiedy i w jakim zakresie taka komisja powinna funkcjonować w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, jest niezbędna.

Komisja rewizyjna w spółce z o.o. – jej rola, kompetencje i struktura.

Na początku należy podkreślić, że prawo kontroli działań zarządu jest bardzo ważne i korzystne nie tylko dla spółki z o.o., ale dla każdego wspólnika. Kapitałowo – osobowy charakter spółki z o.o. powoduje, że osobista kontrola wspólników jest nieodzowna dla właściwego funkcjonowania spółki oraz dla przejrzystych relacji między udziałowcami. Prawo do kontroli jest równoznaczne z możliwością przeglądania dokumentów spółki, ksiąg. Z drugiej strony takie prawo musi mieć swoje ograniczenia, wynikające chociażby z obawy, że któryś ze wspólników może wykorzystać zdobyte w ten sposób informacje w celach sprzecznych z interesem spółki z o.o.. Czasami dochodzi do konfliktu między wspólnikiem a zarządem, który może takiemu wspólnikowi ograniczyć dostęp do poufnych informacji na temat firmy. Może on wówczas odwołać się do zgromadzenia wspólników, które w ciągu miesiąca od dnia zgłoszenia powinno uchwałą rozstrzygnąć zaistniały spór. Jeśli konflikt ten nie zostanie zażegnany, wspólnik, któremu zarząd odmówił prawa dostępu do dokumentów spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, może złożyć do sądu wniosek o zobowiązanie zarządu do umożliwienia wykonania przez wspólnika prawa kontroli.
Niezwykle istotne jest więc, jeśli spółka z o.o. jest na tyle duża, że może powołać organy nadzorująco – kontrolujące, którymi mogą być: rada nadzorcza lub komisja rewizyjna.
Przede wszystkim należy wiedzieć, że nie są to obligatoryjnie funkcjonujące
w spółce gremia. W większych spółkach z o.o., gdzie kapitał zakładowy jest wyższy niż 500 tys. zł, a wspólników więcej niż 25, powinna zostać ustanowiona rada nadzorcza lub komisja rewizyjna. Jest to zatem fakultatywny organ spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, zazwyczaj komisja rewizyjna jest powoływana rzadko, bo jej rolę przejmuje rada nadzorcza. Coraz częściej powołuje się także firmy zewnętrzne, które dokonują niezbędnych audytów.
Sama nazwa wskazuje na kompetencje związane ze sprawdzaniem, kontrolą.
W rzeczywistości są one bardzo ograniczone i wiążą się raczej z oceną niż z kompetencjami rewizyjnymi. Raz na rok, po upływie roku obrotowego, komisja rewizyjna dokonuje oceny sprawozdań rocznych zarządu, wniosków dotyczących podziału zysku i pokrywania strat,
a następnie składa zgromadzeniu wspólników pisemne sprawozdanie z wyników tej oceny.
Prawo kontroli należy bowiem do rady nadzorczej (wyjątek stanowi jedynie wydawanie poleceń zarządowi) i do zgromadzenia wspólników. Po otrzymaniu sprawozdania komisji rewizyjnej to właśnie te organy spółki mogą podejmować określone decyzje, będące skutkiem ocen dokonanych przez komisję.
Jeszcze jednym uprawnieniem komisji rewizyjnej jest zwoływanie zgromadzenia wspólników, jeżeli zarząd nie zwołuje go w odpowiednim terminie. Zdarza się, że w obrębie zarządu spółki zaistnieje konflikt i zarząd nie potrafi bądź nie chce zwoływać zgromadzenia wspólników. Wtedy komisja rewizyjna, wysyłając imienne zaproszenia, nawet za potwierdzeniem odbioru, doprowadza to takiego posiedzenia, na którym może dojść na przykład od podjęcia uchwały o odwołaniu całego zarządu, jego poszczególnych członków lub do ich zawieszeniu. Komisja może także wystąpić z powództwem o uchylenie określonej uchwały wspólników lub o stwierdzenie jej nieważności.
Skład komisji rewizyjnej muszą tworzyć przynajmniej 3 osoby fizyczne, które posiadają pełną zdolność do czynności prawnych. Oczywistym zastrzeżeniem jest to, że członek zarządu nie może zasiadać w radzie nadzorczej ani komisji rewizyjnej, tworzyłoby to sytuację, w której kontrolowany ma jednocześnie uprawnienia do kontroli. Taka zasada jest niezbędna, aby móc zachować obiektywizm rozstrzygnięć rady nadzorczej i komisji rewizyjnej oraz umożliwić prawidłową kontrolę wewnętrzną. W skład komisji rewizyjnej nie może wchodzić także likwidator, kierownik oddziału bądź zakładu, główny księgowy lub radca prawny zatrudniony w spółce, ani osoba bezpośrednio podlegająca członkowi zarządu czy likwidatorowi spółki zależnej. Mogą natomiast znaleźć się w niej sami wspólnicy lub inne osoby niebędące udziałowcami. Skład komisji rewizyjnej może być weryfikowany poprzez uchwały wspólników.
Podczas posiedzeń komisja rewizyjna podejmuje własne uchwały, które stają się ważne, jeżeli obecna jest co najmniej połowa członków i wszyscy zostali zaproszeni. Jeszcze jednym warunkiem ważności uchwały jest wcześniejsze powiadomienie wszystkich członków komisji rewizyjnej o treści projektu uchwały. Kodeks spółek handlowych nie precyzuje wymaganej większości głosów, dlatego reguluje to umowa lub regulamin danej spółki z o.o..
W posiedzeniach z prawem głosu uczestniczą tylko członkowie komisji; zdarza się, że obecni są zaproszeni eksperci, doradcy czy członkowie zarządu. Z posiedzeń komisji rewizyjnej sporządzane są pisemne protokoły.
Kadencja takiej komisji rewizyjnej trwa jeden rok, chyba że inne są ustalenia w umowie spółki z o.o.. W przypadku rocznej kadencji, mandaty członków wygasają z dniem, w którym odbywa się zgromadzenie wspólników, gdzie zatwierdzają sprawozdanie finansowe za pierwszy rok obrotowy. Jeżeli kadencja członków komisji rewizyjnej jest dłuższa niż jeden rok, wówczas wygaśnięcie mandatów przypada na dzień w którym odbywa się zgromadzenie wspólników, gdzie zatwierdzają sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia tej funkcji.

Komisja rewizyjna a rada nadzorcza.

Komisja rewizyjna, jeśli funkcjonuje w spółce z o.o., gdzie jest także powołana rada nadzorcza, nie prowadzi stałego nadzoru, jedynie periodycznie dokonuje kontroli. Różnica polega na tym, że komisja ma prawo wglądu w działalność spółki z o.o., ma dostęp do różnych dokumentów, może żądać informacji i wyjaśnień, ale nie ma prawa podejmowania wiążących decyzji.
Definicja kontroli w odniesieniu do kompetencji komisji rewizyjnej jest adekwatna do postrzegania jej jako narzędzia związanego z planowaniem i weryfikacją działań poprzez analizę i ocenę dokumentów, charakteryzujących funkcjonowanie i kondycję finansową spółki z o.o.. Kontrola komisji rewizyjnej powinna zatem polegać na podejmowaniu różnorodnych czynności w celu pozyskania najbardziej pełnej informacji na temat firmy, także w wyniku efektywnego współdziałania jej członków. Proces ten powinien mieć na celu ocenę aktualnych wyników funkcjonowania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością poziomu wykorzystania i zaangażowania wszystkich możliwych środków.
W spółce z o.o., gdzie oprócz komisji rewizyjnej funkcjonuje także rada nadzorcza, komisja – z racji swej periodyczności – ustępuje pola działania radzie. Dlatego warto więcej uwagi poświęcić roli rady nadzorczej, ponieważ w ten sposób bardziej zrozumiałe stanie się funkcjonowanie komisji rewizyjnej.
Rada nadzorcza bowiem ma szczególne kompetencje. Podstawowym zadaniem jest prowadzenie stałego nadzoru nad działalnością spółki we wszystkich obszarach, co wynika
z zapisu w art. 219 § 1 Kodeksu spółek handlowych. Przez stały nadzór należy rozumieć prowadzenie działań w sposób ciągły, przez cały czas. Rada może badać wszystkie dokumenty, dokonywać rewizji stanu majątku spółki z o.o..
Rada nadzorcza spółki z o.o. pośrednio wpływa także na działalność spółki w innym zakresie. Może powoływać i odwoływać zarząd spółki, jeśli tak stanowi umowa, może także zawieszać w czynnościach członków zarządu. Należy jednak pamiętać, że negatywna ocena działań zarządu przez radę nadzorczą nie zobowiązuje zarządu do wykonywania zaleceń rady. Gdyby okazało się, że działania zarządu (lub ich brak) przynoszą spółce szkody, wówczas rada może złożyć wniosek o odwołanie zarządu lub zawieszenie w czynnościach, a nawet pociągnięcie ich do odpowiedzialności odszkodowawczej, co zastrzega zapis w art. 293 Kodeksu spółek handlowych.
To rada nadzorcza podejmuje uchwały, wydaje opinie w dwóch kluczowych sferach działania spółki – finansowej i niefinansowej. Mimo szerokich uprawnień, rada nadzorcza nie ma jednak kompetencji do współzarządzania. Potwierdza to zapis w art. 219§ 2 Kodeksu spółek handlowych, który stwierdza, że rada nadzorcza nie ma prawa wydawać zarządowi poleceń dotyczących praw spółki. Może uzyskać rozszerzenie kompetencji, ale jedynie w zakresie czynności nadzoru i kontroli.
Rada nadzorcza może reprezentować spółkę na zewnątrz, gdy wnosi powództwo o uchylenie uchwały bądź w relacjach zewnętrznych, gdy stwierdza nieważność uchwały.
Najczęściej w spółkach z o.o. rada nadzorcza przejmuje ważniejsze kompetencje
i powoływanie komisji rewizyjnej w ogóle nie ma miejsca. Bywają jednak sytuacje odwrotne, gdy w spółce nie ma rady nadzorczej, a komisja rewizyjna może wtedy uzyskać rozszerzony zakres kompetencji. Wówczas komisja rewizyjna ma bardziej kontrolny charakter
w połączeniu z możliwością wydawania poleceń w kontrolowanym obszarze działalności firmy.

Akt założycielski (umowa) jako dokument określający kompetencje komisji rewizyjnej.

Wiążącym dokumentem jest akt założycielski, rozumiany jako umowa, która szczegółowo określa funkcjonowanie spółki. Jak już wcześniej zostało nadmienione, w spółkach o kapitale powyżej 500 tys. zł i przynajmniej 25 wspólnikach, obligatoryjnie ustanawia się radę nadzorczą lub komisję rewizyjną. Oznacza to w praktyce, że musi zostać powołany jeden z wymienionych organów, tzn. albo rada nadzorcza, albo komisja rewizyjna. Powołanie obu gremiów jest dobrowolne i tylko wtedy, gdy tak zostało ustanowione w akcie założycielskim lub umowie. Warto wspomnieć, że o akcie założycielskim jest mowa wówczas, gdy w spółce z o.o. występuje tylko jeden wspólnik, zaś w przypadku umowy – gdy spółkę utworzyło przynajmniej dwóch udziałowców.
Akt założycielski lub umowa może rozszerzyć kompetencje komisji rewizyjnej
w sytuacji, gdy w spółce z o.o. nie powołano rady nadzorczej. Są jednak pewne ograniczenia prawne. Jako przykład można podać przypadek, gdy Sąd Najwyższy uznał, że rozszerzenie uprawnień komisji rewizyjnej nie może dotyczyć uprawnienia do reprezentacji spółki przy zawieraniu umowy o pracę z członkami zarządu.
Umowa o pracę zawarta przez komisję rewizyjną z członkiem zarządu została uznana za nieważną (wyrok Sądu Najwyższego
z 2 lutego 2000 r.; II UKN 360/99).

Zmiana umowy komisji rewizyjnej nie może przyznać również uprawnienia do reprezentacji spółki w sporze z członkiem zarządu. Uprawnienie to może przysługiwać wyłącznie radzie lub pełnomocnikowi wybranemu uchwałą zgromadzenia wspólników , co ustala art. 210 § 1 Kodeksu spółek handlowych.

Jeśli chodzi o regulacje prawne, komisja rewizyjna ma wyraźne uprawnienia do wytaczania powództw o naprawienie szkody wyrządzonej spółce, występowania przeciwko spółce o stwierdzenie nieważności uchwały wspólników sprzecznej z Kodeksem spółek handlowych, bądź o uchylenie uchwały sprzecznej z umową, dobrymi obyczajami i godzącej w interesy podmiotu lub mającej na celu pokrzywdzenie udziałowca.
Umowa spółki z o.o. może także ustalić, że członkowie organu kontroli mogą brać udział w podejmowaniu uchwał, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka. Oddanie głosu na piśmie nie może jednak dotyczyć spraw wprowadzonych do porządku obrad na posiedzeniu rady nadzorczej czy komisji rewizyjnej. Podejmowanie uchwał przez organ kontroli w trybie pisemnym lub za pomocą bezpośredniego porozumiewania się na odległość jest dopuszczalne tylko wówczas, gdy jest to zastrzeżone w umowie spółki z o.o.. Podejmowanie uchwał na piśmie i na odległość nie dotyczy wyborów przewodniczącego i wiceprzewodniczącego, powołania członka zarządu oraz odwołania i zawieszania w czynnościach tych osób.
Regulamin rady nadzorczej, podobnie jak regulamin komisji rewizyjnej, szczegółowo określający sposób funkcjonowania tych organów spółce, może uchwalić zgromadzenie wspólników. Zgromadzenie wspólników może również upoważnić radę nadzorczą czy komisję rewizyjną do samodzielnego uchwalenia regulaminu. 

Podsumowanie – o czym warto pamiętać?

Prawo kontroli działań zarządu spółki z o.o. przysługuje każdemu wspólnikowi.

Wiążącym dokumentem, który szczegółowo określa kompetencje komisji rewizyjnej, jest akt założycielski lub umowa.
W następnym tekście będziecie mogli przeczytać jak wygląda wnoszenie aportów do spółki z o.o..