Zgromadzenie wspólników w spółce z o.o.

Zgromadzenie wspólników spółki z o.o. jest najważniejszym organem tego podmiotu obok zarządu spółki, rady nadzorczej oraz komisji rewizyjnej. W jego skład wchodzą wszyscy wspólnicy spółki z o.o. i w przeciwieństwie do rady nadzorczej i zarządu – zgromadzenie nie wymaga powołania. Wszelkie uchwały wspólników dotyczące prawidłowego funkcjonowania spółki podejmowane są właśnie na zgromadzeniu, na którym nad porządkiem obrad panuje przewodniczący zgromadzenia. W przypadku jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, wszystkie uprawnienia przysługujące Zgromadzeniu wspólników wykonuje jedyny wspólnik.

Ponieważ zgromadzenie wspólników w spółce z o.o., jako organ uchwałodawczy, decyduje o najważniejszych sprawach spółki, warto bliżej przyjrzeć się jego funkcjonowaniu i kompetencjom. Nieprawidłowości i błędy podczas zwoływania, a także w czasie samego przebiegu zgromadzenia mogą doprowadzić do zaskarżenia podjętych na nim uchwał, a w ekstremalnych sytuacjach – do stwierdzenia ich nieważności, która narazi spółkę na straty bądź problemy.

Podstawowe kompetencje zgromadzenia wspólników

Podstawową kompetencją tego organu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest podejmowani uchwał, które dotyczą:
rozpatrzenia i zatwierdzenia sprawozdania zarządu z działalności spółki, sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy, udzielania absolutorium członkom organów spółki,podejmowania decyzji w sprawie zwrotu dopłat, umorzenia udziałów,powoływania pełnomocników do zawierania umów między członkami zarządu a spółką z o.o., nanoszenia zmian w umowie spółki, wyrażenia zgody na zbycie i wydzierżawienie przedsiębiorstwa lub jego części oraz ustanowienia na nich ograniczonego prawa rzeczowego decyzji o dalszym funkcjonowaniu spółki z o.o. w przypadku, gdy bilans sporządzony przez zarząd wykaże stratę przewyższającą sumę kapitału zapasowego i rezerwowego oraz połowę kapitału zakładowego, rozwiązania lub podziału spółki, przekształcenia jej w inną spółkę handlową, przeniesienia jej siedziby poza terytorium RP, połączenia spółek postanowienia dotyczącego roszczeń w sprawie naprawienia szkody, która została wyrządzona podczas zawiązywania spółki lub sprawowaniu zarządu i nadzoru

Zgodnie z zasadą rozdziału kompetencji organów spółki z o.o., wszelkie inne, niewymienione powyżej kompetencje Zgromadzenia Wspólników nie mogą pokrywać się z uprawnieniami zarządu, rady nadzorczej oraz komisji rewizyjnej.

Przygotowanie do zwołania zgromadzenia wspólników

Zgromadzenie wspólników w spółce z o.o. zwołuje zwykle zarząd, jednak w pewnych uzasadnionych przypadkach prawo do zwołania zgromadzenia ma również rada nadzorcza oraz komisja rewizyjna. Dodatkowo umowa spółki może zawierać zapisy dotyczące nadania prawa do zwołania zgromadzenia innym osobom.
Jeśli umowa spółki nie wnosi innego miejsca zgromadzenia, odbywa się ono w siedzibie spółki. Dopuszcza się oczywiście możliwość przeprowadzenia zgromadzenia w innym miejscu na terytorium kraju, o ile wszyscy wspólnicy wyrazili na to wcześniej pisemną zgodę.

Każde zgromadzenie musi być poprzedzone prawidłowym zwołaniem i zawiadomieniem wspólników. Wspólnicy informowani są o zwołaniu zgromadzenia listami poleconymi lub za pomocą przesyłek nadanych pocztą kurierską za potwierdzeniem odbioru. Zawiadomienia wysyłane są co najmniej dwa tygodnie przed planowanym terminem zgromadzenia wspólników. Idąc za duchem czasu, dopuszczalne jest również powiadomienie wspólników drogą elektroniczną, o ile wcześniej wyrazili oni pisemną zgodę na taki rodzaj korespondencji i wskazali adres e-mail, pod który zawiadomienie powinno zostać przesłane. Informacja o zwołaniu zgromadzenia musi zawierać datę, godzinę oraz miejsce zgromadzenia wspólników, a ponadto powinno także zawierać szczegółowy opis porządku obrad. W praktyce spółki często stosują osobiste zawiadomienie wspólników o zwołaniu zgromadzenia, co jest ryzykowną praktyką, która może być przyczyną nieporozumień i sporów. Taka forma poinformowania wspólników o zwołaniu zgromadzenia budzi wątpliwości co do faktu, czy zawiadomienie okazało się skuteczne lub, czy w ogóle miało miejsce. Stosowanie zawiadomień za pomocą korespondencji wysyłanej pocztą tradycyjną bądź elektroniczną pozwala udowodnić prawidłowość zwołania zgromadzenia.
Przebieg zgromadzenia

Po skutecznym zwołaniu zgromadzenia następuje jego otwarcie. Zwykle to prezes lub członek zarządu formalnie rozpoczyna zgromadzenie, witając jego uczestników i przedstawiając porządek obrad. Po tym krótkim wstępie następuje wybór przewodniczącego i protokolanta. Jeśli umowa spółki z o.o. nie stanowi inaczej, bardzo często wybrana jest jedna osoba, której powierza się obie te funkcje. Wybór przewodniczącego i protokolanta powinien odbyć się w głosowaniu tajnym, a każda kandydatura powinna znaleźć się w protokole. Osoba otwierająca zgromadzenie ma obowiązek przedstawić ustnie wyniki głosowania, a także zapytać wybranych kandydatów o zgodę. Przewodniczący zgromadzenia ma za zadanie zapewnić sprawny przebieg spotkania – realizować zatwierdzony porządek obrad, ogłaszać przerwy, dbać o prawidłowe korzystanie uczestników ze swoich uprawnień. Wspólnicy biorący udział w zgromadzeniu w każdej chwili mogą wystąpić z wnioskiem o podjęcie uchwały w sprawie zmiany przewodniczącego.

Kolejnym krokiem jest sporządzenie listy obecności wspólników i pełnomocników, z uwzględnieniem liczby udziałów, które dany wspólnik reprezentuje i przysługujących im głosów. Wspólnicy nie mają obowiązku osobistego uczestniczenia w zgromadzeniu. Jeśli umowa spółki nie zawiera w tej sprawie ograniczeń, wspólnik może być reprezentowany przez pełnomocnika. Warunkiem koniecznym jest oczywiście udzielenie pełnomocnictwa w formie pisemnej i dołączenie go w oryginale do księgi protokołów. Warto zaznaczyć, że członek zarządu, a także pracownik spółki z o.o. nie mogą być pełnomocnikami na zgromadzeniu wspólników.

Po dopełnieniu formalności przewodniczący rozpoczyna obrady, przedstawia sprawy zamieszczone w porządku obrad i otwiera dyskusję. W sprawach, które nie były wskazane w zaproszeniu na zgromadzenie wspólników, można podjąć uchwały pod warunkiem, że na zgromadzeniu reprezentowany jest cały kapitał zakładowy, oraz żaden z obecnych uczestników nie zgłosił ku temu sprzeciwu.

Rodzaje zgromadzeń wspólników

Kodeks spółek handlowych wyróżnia dwa rodzaje zgromadzeń: zwyczajne oraz nadzwyczajne zgromadzenie wspólników w spółce z o.o.. Zwyczajne zgromadzenie odbywa się raz na rok, w terminie 6 miesięcy po upływie każdego roku obrachunkowego. Zwyczajowo zwoływane jest przez zarząd spółki z o.o., jednak prawo to przysługuje także radzie nadzorczej oraz komisji rewizyjnej w przypadku, gdy zarząd nie zwoła go w terminie wyznaczonym przepisami lub umową. Przedmiotem obrad tego rodzaju zgromadzenia wspólników powinno być mi.in.:
rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za poprzedni rok obrotowy
udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonywania przez nich obowiązków (dotyczy wszystkich osób pełniących funkcję członka zarządu, rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej w ostatnim roku obrotowym) podjęcia uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty. Nadzwyczajne zgromadzenie wspólników spółki z o.o. może zostać zwołane w dowolnym momencie, pod warunkiem, że wymaga tego interes spółki lub gdy uprawnione organy bądź osoby uznają to za wskazane. Najczęstszą przyczyną zwołania tego rodzaju zgromadzenia jest wykazanie w bilansie spółki straty, która przewyższa sumę kapitałów zapasowego i rezerwowego oraz połowę kapitału zakładowego. W tym przypadku zgromadzenie zwołuje się celem podjęcia decyzji o dalszym istnieniu i funkcjonowaniu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Prawo do zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólnikow ma zarząd spółki z o.o. (z własnej inicjatywy bądź na czyjś wniosek), rada nadzorcza oraz komisja rewizyjna. Także wspólnik lub wspólnicy posiadający co najmniej 10% udziałów spółki z o.o. mogą zażądać zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia, a także umieszczenia określonych spraw w porządku obrad. Umowa spółki może przyznawać uprawnienia do zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia także wspólnikom reprezentującym mniej niż 10% kapitału zakładowego. Pisemne żądanie należy przedłożyć zarządowi spółki najpóźniej miesiąc przed proponowanym terminem zgromadzenia. Jeżeli w terminie dwóch tygodni żądanie nie zostanie uwzględnione, a zgromadzenie nadzwyczajne nie zostanie zwołane, sąd rejestrowy może upoważnić do jego zwołania występujących z tym żądaniem wspólników. W takiej sytuacji to sąd wyznacza przewodniczącego zgromadzenia, a na zawiadomieniach o zwołaniu zgromadzenia widnieje informacja, iż zostaje ono zwołane na podstawie postanowienia sądu rejestrowego.

Uchwały zgromadzenia wspólników

Uchwały podpisane przez wszystkich uczestników Zgromadzenia (lub przewodniczącego wraz z osobą sporządzającą protokół) powinny zostać wpisane do księgi protokołów, bądź wniesione przez zarząd spółki jako wypis protokołu, w sytuacji, gdy osobą sporządzającą protokół był notariusz. Wraz z protokołem po odbyciu zgromadzenia wspólników należy dołączyć listę obecnych uczestników, potwierdzoną ich podpisami. Brak na dokumentach podpisów przewodniczącego lub protokolanta może skutkować unieważnieniem podjętych na zgromadzeniu uchwał. Każdy ze wspólników ma możliwość przeglądania księgi protokołów, a także wystąpienia z prośbą o wydanie odpisów uchwał, poświadczonych przez zarząd spółki. Po sporządzeniu protokołu bardzo ważne jest sprawdzenie jego poprawności i ewentualna korekta merytorycznych błędów. Niedopilnowanie tej sprawy może w przyszłości poskutkować unieważnieniem uchwały, co wpłynie na niekorzyść spółki.

Ciekawym przypadkiem jest możliwość powzięcia uchwał bez odbycia zgromadzenia wspólników. Taka sytuacja może mieć jednak miejsce jedynie w przypadku, gdy wszyscy wspólnicy wyrażą pisemną zgodę na określone postanowienie lub na pisemne głosowanie.
Podsumowując, uchwały podejmowane podczas zgromadzenia są wyrazem woli wspólników i obowiązują wszystkich członków zgromadzenia.

Zasady i skutki głosowania

Prawo głosu każdego wspólnika jest ściśle skorelowane z jego udziałem w spółce z o.o. Głosowanie podczas zgromadzenia wspólników ma w większości przypadków charakter jawny. Tajne głosowanie odbywa się podczas rozpatrywania wniosków o wyborze lub odwołaniu członków organów spółki, a także o pociągnięcie ich do odpowiedzialności oraz w sprawach osobowych. Dodatkowo tajne głosowanie może być przeprowadzone na żądanie przynajmniej jednego ze wspólników obecnych lub reprezentowanych przez pełnomocnika na zgromadzeniu.

Uchwały wspólników zapadają bezwzględną większością głosów (chyba że umowa spółki stanowi inaczej), co najprościej opisać jako 50% + jeden głos. Warto podkreślić, że przy zliczaniu głosów uwzględnia się także osoby, które wstrzymały się od głosu. Odstępstwem od tej reguły jest na przykład podjęcie uchwały dotyczącej zmiany umowy spółki, jej rozwiązania lub zbycia – w tym wypadku decyzja zapada większością dwóch trzecich głosów. Uchwała dotycząca istotnej zmiany przedmiotu działalności spółki z o.o. wymaga już większości trzech czwartych głosów.

Najczęściej zgromadzenie wspólników uznaje się za ważne bez względu na liczbę reprezentowanych na nim udziałów. Jeśli w umowie spółki z o.o. zawarty jest jednak wymóg udziału na zgromadzeniu określonej liczby wspólników (quorum), tylko jego spełnienie wpływa na uznanie zgromadzenia za ważne. Co więcej – przewidziany w umowie wymóg dotyczy także każdej podejmowanej na zgromadzeniu uchwały.

Jak kształtuje się przydział głosów? Otóż zależy on od rodzaju udziałów, jakie posiadają wspólnicy. Na każdy udział o równej wartości nominalnej przypada jeden głos (chyba że umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością stanowi inaczej). Jeśli chodzi o udziały o nierównej wartości nominalnej, przyjmuje się zasadę, iż jeden głos przypada na każde 10 złotych wartości nominalnej udziału.

Podsumowanie

Mogłoby się wydać, że zwołanie oraz sam przebieg zgromadzenia wspólników nie jest skomplikowaną procedurą. A jednak – nawet proste czynności, jak powiadomienie wspólników, czy czynności związane z otwarciem zgromadzenia mogą sprawić kłopot.

Warto przede wszystkim dopilnować wszelkich formalności podczas wyboru przewodniczącego, a także zadbać o porządek w gromadzonej dokumentacji. Błędy i braki mogą doprowadzić do uznania podjętych uchwał za nieważne, a spółka poniesie straty, np. nie zawierając korzystnej umowy.

Dodatkowo bardzo ważnym aspektem jest prawidłowe sformułowanie i przyjęcie porządku obrad. Zbyt ogólne formułowanie może wprowadzać wspólników w błąd, przez co ich decyzje w sprawie uchwał nie będą obiektywne. Ponadto na zgromadzeniu wspólników obowiązuje zasada, która mówi, że do sprawy omówionej i zakończonej podjęciem uchwały nie powraca się ponownie na tym samym zgromadzeniu, dlatego warto być starannie przygotowanym do obrad. Już na etapie informowania wspólników o planowanym zgromadzeniu powinno dołączyć się do zaproszenia przejrzyście sformułowany porządek obrad. Jeśli na zgromadzeniu mają być omawiane sprawy o kluczowym znaczeniu dla spółki z o.o. i wspólników, każdy uczestnik powinien mieć pewność, czego dokładnie będą dotyczyć podejmowane uchwały.