Księgowość spółki z o.o.

Sposób prowadzenia księgowości w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością różni się w dużym stopniu od sposobów prowadzenia jej w jednoosobowej działalności gospodarczej. Tak jak różny jest poziom złożoności samej formy działalności, tak samo różne są sposoby rozliczania się z organami podatkowymi. Pierwszą podstawową różnicą, jest fakt, iż spółka z o.o. nie daje nam możliwości wyboru sposobu rozliczenia. Również w przypadku prowadzenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, wszelkie przepisy są dużo bardziej restrykcyjne, a tym samym wymagania stawiane przed przedsiębiorcami, są o wiele większe. To może wydawać się pewnym utrudnieniem w prowadzeniu biznesu. Jednak zalety płynące z formy działalności, jaką jest spółka z o.o., rekompensują taki stan rzeczy, a coś, co początkowo wydaje się przeszkodą, okazuje się mieć również sporo zalet w dalszej perspektywie.

Poniższy tekst ma na celu przede wszystkim przybliżenie kilku ważnych aspektów związanych z prowadzeniem księgowości w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, m.in.:
– Jakie są różnice między księgowością w jednoosobowej działalności gospodarczej a spółce z o.o.
– Wymagania idące za prowadzeniem pełnej księgowości
– Zalety i wady pełnej księgowości
– Kto odpowiada za księgowość w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością

Ilość zakładanych spółek z ograniczoną odpowiedzialnością rośnie z roku na rok. Dlatego można dojść do wniosku, że nawet mimo pewnych obaw i trudności w trakcie założenia i prowadzenia spółki z o.o., warto dokładnie poznać związane z nią zagadnienia, aby samemu wyrobić sobie na ten temat opinie, i przekonać się co będzie dla nas najlepsze. Za przykład może posłużyć to, że pewne wymagania finansowe, jak chociażby konieczność wniesienia kapitału zakładowego spółki z o.o., czy wyższe opłaty za samo jej założenie, nie zniechęcają kolejnych przedsiębiorców, gdy Ci dokładnie przeanalizują wszystkie za i przeciw.

Dla ukazania różnić w księgowości spółki z ograniczoną odpowiedzialnością skupimy się na zestawieniu jej z jednoosobową działalnością gospodarczą, w której zazwyczaj mamy do czynienia z tzw. uproszczoną księgowością. O takowej mówimy wtedy, kiedy przedsiębiorca wybiera rozliczenia na podstawie karty podatkowej, ryczałtu ewidencjonowanego albo książki przychodów i rozchodów. Sposób rozliczeń zależy w dużym stopniu przedmiotu działalności, ale wspólnym mianownikiem jest tu względnie niski stopień jego skomplikowania. Nawet jeśli w jednoosobowej działalności gospodarczej zleca się prowadzenie księgowości zewnętrznym firmą, fakt ten, jak i duża konkurencyjność na tym rynku, czyni takie usługi względnie tanimi.

Pod pojęciem uproszczonej księgowości kryją się trzy podstawowe formy je prowadzenia:

Karta podatkowa, czyli forma najmniej powszechna, gdyż dostępna tylko dla części przedsiębiorców. Polega ona na comiesięcznym odprowadzeniu określonej kwoty, której wysokość uzależniona jest od kilku czynników: rodzaju działalności, wielkości miasta, w którym jest ona prowadzona czy ilości pracowników. Po zestawieniu wszystkich tych zmiennych urząd wskazuje nam właściwą kwotę, którą musimy uiszczać.

Ryczałt ewidencjonowany, który ponownie wiąże się z pewnymi limitami, polegający na płaceniu podatku bezpośrednio powiązanego z przychodami. Mimo o wiele niższych stawek procentowych minusem tej metody jest zupełne pominięcie kosztów, dlatego może się okazać o wiele mniej korzystna. Łatwo wyobrazić sobie scenariusz, w którym naliczony podatek będzie wyższy, aniżeli przychody firmy w danym miesiącu.

Książka przychodów i rozchodów, będąca najpopularniejszą metodą odprowadzania podatku. Na podstawie sumy przychodów i kosztów, należyty podatek odprowadza się procentowo od ich różnicy. Istotny jest tutaj poziom dochodu, gdyż ten reguluje procentową wysokość podatku, jednak ten nie jest płacony w przypadku, gdy firma nie przynosi zysków. Książka przychodów i rozchodów zarezerwowana jest dla:
– osób fizycznych
– spółek partnerskich w działalności gospodarczej
– spółek cywilnych osób fizycznych
– spółek jawnych osób fizycznych
– wszystkich osób, których działalność oparta jest o umowy agencyjne
– oraz m.in.: duchownych zrzekających się opłacania ryczałtu, oraz w niektórych przypadkach przy produkcji rolnej

Pełna księgowość w spółce z o.o.

Wszystkie te metody są mniej złożone od pełnej księgowości i wiążą się z mniejszymi kosztami jej prowadzenia. Księgowość spółki z o.o. jest już bardziej skomplikowana i nie ma w niej niczego, co można by było nazwać drogą na skróty. Pełna księgowość w spółce z o.o. powinna być prowadzona zgodnie z ustawą o rachunkowości, więc każda złotówka przechodząca przez ręce spółki z o.o. musi mieć swoje odzwierciedlenie w jej ewidencji.
Co więcej, z każdym rokiem podatkowym spółka z o.o. powinna przygotować właściwe sprawozdania finansowe, czyli „rachunek zysków i strat”, „bilans” i „informacje dodatkowe”.

Rachunek zysków i strat jest zestawieniem wszystkich operacji finansowych mających miejsce w przedsiębiorstwie w danym okresie. Sprawozdanie to jest źródłem kluczowych informacji o spółce, przedstawiającym obraz wyniku finansowego.

Bilans pokazuje strukturę aktywów przedsiębiorstwa, odzwierciedlając stan majątku (aktywów i pasywów) na moment jego sporządzenia.

Informacje dodatkowe to sprawozdanie różniące się znacznie, w zależności od rodzaju działalności. Są to wszystkie informacje niezamieszczone w innych sprawozdaniach, a mające duże znaczenie dla przedsiębiorstwa.

Jednym z obowiązków w spółce z o.o. jest również sporządzanie raportów kasowych, które mają okazywać aktualny stan gotówki w firmie. Jest to fakt dość istotny, bo tak jak mieliśmy już okazje wspomnieć w innym wpisie, wszystkie wydatki spółki z o.o. muszą być poniesione z jej środków.

To właśnie pełna księgowość jest odpowiedzialna za trudności z wprowadzaniem i wyprowadzaniem kapitału w spółce. Zasilenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością dodatkowymi, zewnętrznymi środkami może być niezbędne, a wtedy będzie wiązać się np. opłaceniem nowych udziałów, czy sporządzeniem umowy pożyczki, co niesie za sobą dalsze skutki dla spółki z o.o.

Jednak jeśli myślimy w dalszej perspektywie o rozwoju własnej działalności, możemy spojrzeć na to, co wydawało się początkowo zaletą uproszczonej księgowości, jak na jej wadę. Gdy tylko nasza działalność staje się bardziej złożona a jej skala większa, podstawowa księgowość może okazać się niewystarczająca.Swoją drogą, nawet w jednoosobowej działalności gospodarczej, po przekraczaniu pewnego progu przychodów, pełna księgowość staje się obligatoryjna (1,2 miliona euro). Dodatkowo, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością daje nam możliwość pozyskania wsparcia od zewnętrznych inwestorów. W jednoosobowej działalności gospodarczej musielibyśmy polegać na własnych środkach, gdyż nie ma w tym przypadku takiej możliwości. Przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością jest też częste przy pozyskiwaniu kapitału lub chęci odsprzedaży firmy, lub jej części.

Biuro rachunkowe lub doradca podatkowy

Kto właściwie może prowadzić księgowość w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością? Najczęściej będzie to zewnętrzne biuro rachunkowe lub doradca podatkowy. Warto zaznaczyć, że niezależnie od tego, kto dosłownie prowadzi księgowość w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, za jej prowadzenie odpowiedzialni mogą być wszyscy jej członkowie. Nawet gdy całość prowadzenia ksiąg leży po stronie biura księgowego, kierownik danej jednostki (czyli wskazany członek zarządu) obciążony jest obowiązkiem nadzoru nad wykonywanymi obowiązkami. Chociaż i tutaj może mieć miejsce wyjątek, gdyż kierownik może przekazać odpowiedzialność w przypadku inwentaryzacji w formie „spisu z natury” – ta jednak musi zostać zaakceptowana w formie pisemnej. W przypadku braku wskazania kierownika jednostki mówi się o odpowiedzialności całego zarządu. Wszelkie nieprawidłowości mogą wiązać się z konsekwencjami karnymi. Jednak kiedy kierownik jednostki nie posiada właściwej wiedzy podatkowej, często okazuje się, że nie może ponieś odpowiedzialności, gdyż w nierzetelnym wykonywaniu swoich obowiązków nie było umyślnego działania. Wszystko zależy od interpretacji właściwych władz, te jednak często są przychylne przedsiębiorcą, z racji pewnej zawiłości przepisów.

Z jakimi błędami w księgowości spółki z ograniczoną odpowiedzialnością możemy się spotkać? Przede wszystkim, samo podejście do pracy nad finansami spółki z o.o. musi mieć nadane właściwą rangę, więc nie może być tu mowy o żadnym bagatelizowaniu. Fakt przekazania odpowiedzialności głównemu księgowemu nie zwalnia księgowych od konsekwencji popełnianych przez nich błędów, którzy odpowiadać mogą za nie w trybie odpowiedzialności pracowniczej. Jedna źle lub nieterminowo wystawiona faktura może pociągnąć za sobą nieodwracalne problemy. Jednak wielu konsekwencji da się uniknąć, po prostu właściwie nakreślając kompetencje personelu. Tyczy się to praktycznie wszystkich pracowników firmy, jak i członków zarządu spółki z o.o..

Patrząc na pełną księgowość w spółce z o.o. w szerszym ujęciu , można zauważyć, że jest to doskonały sposób na świadome prowadzenie przedsiębiorstwa. Wraz z rozwojem każdej firmy, nawet jednoosobowej działalności gospodarczej, pełna księgowość może być narzędziem analizy i kontroli pozwalającym na zwiększenie efektywności firmy. Fakt ewidencjonowania praktycznie każdego zdarzenia daje nam ogromne pole do popisu. Tak jak uproszczoną księgowość można by nazwać systemem ograniczonym, tak pełna księgowość jest skarbnicą informacji finansowych. Oczywiście do prowadzenia księgowości spółki z o.o. również można wynająć zewnętrzną firmę, ale ze względu na wyższy stopień skomplikowania takie usługi są już droższe. Jest to jednak wydatek, który warto ponieść, w szczególności w przypadku pracy z profesjonalistami, którzy mogą nam pomóc wykorzystać zdobyte informacje do lepszego funkcjonowania firmy.
W następnym tekście na naszym blogu będziesz mógł przeczytać jak zarejestrować spółkę LTD w Anglii.