Przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością

W pierwszej kolejności wskazać należy, że przepisy ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks Spółek Handlowych (t. j. Dz. U. 2016 r. poz. 1578 z późn. zm.), zwanej dalej k.s.h., dzielą spółki prawa handlowego na:
1) spółki osobowe, tj. spółkę jawną, spółkę partnerską, spółkę komandytową i spółkę komandytowo-akcyjną – nie posiadają osobowości prawnej;
oraz
2) spółki kapitałowe, tj. spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością i spółkę akcyjną – z chwilą wpisu do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego uzyskują osobowość prawną.
Spółki handlowe są rejestrowane w Rejestrze Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Dostęp do rejestru jest możliwy w postaci elektronicznej za pośrednictwem strony internetowej prowadzonej pod adresem: https://ems.ms.gov.pl/. Z kolei osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą wpisywane są do Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej.

Dostęp do niej można uzyskać poprzez stronę internetową prowadzoną pod adresem:

Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą w formie jednoosobowej działalności gospodarczej może być przekształcona w spółkę prawa handlowego, w tym spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Na uwagę zasługuje fakt, że prowadzenie działalności gospodarczej w formie jednoosobowej działalności gospodarczej oznacza potencjalne ryzyko utraty majątku osoby fizycznej. Wskazać bowiem należy, że taka osoba odpowiada całym swoim majątkiem osobistym za zaciągnięte zobowiązania, natomiast w przypadku spółki z o.o. odpowiedzialność ponosi spółka, a subsydiarną odpowiedzialnością ponoszą członkowie zarządu spółki z o.o. Wobec czego majątek osobisty wspólnika spółki z o.o. jest wyłączony spod ewentualnej egzekucji. Inną korzyścią przekształcenia jest możliwość łatwiejszego pozyskania kapitału na rozwój działalności poprzez przyjęcie nowych wspólników i podwyższenie kapitału. Kolejno wskazać należy, że spółki są lepiej postrzegane na rynku niż indywidualne działalności gospodarcze osób fizycznych. Jednocześnie istnieje możliwość kontynuowania działalności gospodarczej przez spadkobierców wspólnika, co jest utrudnione w przypadku indywidualnego przedsiębiorcy. Z powyższych względów rozsądnym rozwiązaniem przy rozwoju prowadzonej działalności gospodarczej jest przekształcenie jej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Niemniej jednak koszty prowadzenia działalności w formie spółki z o.o. są z reguły wyższe niż w przypadku działalności indywidualnej, bowiem prowadzenie spółek kapitałowych wiąże się z koniecznością prowadzenia pełnej księgowości i odprowadzaniem podatku dochodowego od osób prawnych. Stąd też przed podjęciem decyzji o zmianie formy prowadzonej działalności należy zweryfikować, czy taki zabieg będzie opłacalny.

Można wyróżnić trzy możliwości zmiany formy prowadzonej działalności, w tym:
1) stworzenie nowej spółki, która z biegiem czasu będzie przejmować działalność,
2) aport (wniesienie wkładem) przedsiębiorstwa do spółki,
3) przekształcenie na podstawie przepisów k.s.h.

Najrozsądniejszym wyborem jest jednak przekształcenie w sposób określony w k.s.h. Szczegółowe postanowienia dotyczące przekształcenia działalnością gospodarczej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością zostały ustanowione w przepisach art. 5841- 58413 k.s.h. Takie rozwiązanie niesie za sobą pewnie udogodnienia. Po pierwsze w tym przypadku istnieje zasada kontynuacji w sferze praw i obowiązków, w ramach której spółce z o.o. jako nowemu podmiotowi prawa przysługują wszelkie prawa i obowiązki przekształconego przedsiębiorcy. Kolejno zasadniczo rzecz biorąc spółka przekształcona pozostaje podmiotem w szczególności zezwoleń, koncesji oraz ulg, które zostały przyznane przedsiębiorcy przed jego przekształceniem.
Schemat przekształcenia działalności gospodarczej w spółkę z o.o. przedstawia się następująco:
1) sporządzenie planu przekształcenia,
2) badanie planu przekształcenia przez biegłego rewidenta,
3) sporządzenie oświadczenia o przekształceniu i aktu założycielskiego,
4) rejestracja przekształconej spółki.

W ramach pierwszego etapu konieczne jest sporządzenie przez notariusza planu przekształcenia wraz z załącznikami. Najlepiej zacząć od załączników, na które składają się: bilans (wycena składników majątkowych przedsiębiorcy), sprawozdanie finansowe, projekt aktu założycielskiego (tj. umowy spółki z o.o.) oraz projekt oświadczenia o przekształceniu. Zadaniem księgowego jest przygotowanie bilansu i sprawozdania finansowego. Opracowanie pozostałych dokumentów najlepiej powierzyć prawnikowi, który doradzi, w jaki sposób dopasować ich treść do rodzaju prowadzonej działalności. Będąc w posiadaniu wszystkich w/w dokumentów można udać się do notariusza celem sporządzenia planu przekształcenia. Zazwyczaj od przygotowania planu przekształcenia notariusz pobiera opłatę 200 zł, chociaż zdarza konieczność uiszczenia wyższej kwoty uzależnionej od wartości przedsiębiorstwa. Warto przy tym pamiętać, że plan przekształcenia powinien zawierać bilans majątku przedsiębiorcy przekształcanego na określony dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu przekształcenia. Innymi słowy plan przekształcenia powinien być sporządzony najpóźniej do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym został sporządzony bilans. W razie przekroczenia tego terminu bilans straci swoją aktualność i nie będzie można go wziąć pod uwagę w planie przekształcenia.
Kolejnym etapem jest badanie planu przekształcenia przez biegłego rewidenta, którego wyznacza sąd rejestrowy właściwy według siedziby przedsiębiorcy przekształcanego na wniosek przedsiębiorcy przekształcanego. Łącznie z wnioskiem należy załączyć plan przekształcenia wraz z załącznikami oraz dowód uiszczenia opłaty od wniosku w wysokości 300 zł. Biegły bada plan pod kątem rzetelności i poprawności, a wyniki przedstawia w opinii. Dodatkowo Sąd ustala wynagrodzenie biegłego, które może wynosić kilka lub nawet kilkanaście tysięcy złotych.
Następnie po uzyskaniu opinii biegłego rewidenta konieczna staje się ponowna wizyta u notariusza w celu złożenia oświadczenia o przekształceniu oraz aktu założycielskiego w formie aktu notarialnego. Oświadczenie o przekształceniu przedsiębiorcy zawiera następujące elementy:
1) typ spółki, w jaki zostaje przekształcony przedsiębiorca, tj. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
2) wysokość kapitału zakładowego – w przypadku spółki z o.o. minimum 5.000 zł, a wartość nominalna jednego udziału nie może być niższa niż 50 zł;
3) zakres praw przyznanych osobiście przedsiębiorcy przekształcanemu jako wspólnikowi albo akcjonariuszowi spółki przekształconej, jeżeli przyznanie takich praw jest przewidziane;
4) nazwiska i imiona członków zarządu spółki przekształconej.
Opłata za sporządzenie w/w dokumentów u notariusza uzależniona jest od wartości kapitału zakładowego spółki. W przypadku spółki o kapitale zakładowym 5.000 zł opłata wynosi 160 zł.
Końcowy etap stanowi rejestracja spółki z o.o. przez sąd rejestrowy poprzedzone złożeniem wniosku o rejestrację. W tym zakresie należy wypełnić formularz KRS-W3, który dostępny jest na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości prowadzonej pod adresem. Do wniosku należy dołączyć pozostałe dokumenty, w tym oświadczenie o przekształceniu oraz akt założycielski. Wniosek powinny podpisać wszyscy członkowie zarządu spółki przekształconej. Opłata związana ze zgłoszeniem spółki z o.o. do KRS wynosi 600 zł, w ramach której 500 zł to opłata za wpis sądowy, a 100 zł to opłata za publikację w „Monitorze sądowym i gospodarczym”. Wraz z rejestracją spółki z o.o. dochodzi do wykreślenia z urzędu przedsiębiorcy przekształcanego z Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej, bowiem sąd rejestrowy przesyła właściwemu organowi ewidencyjnemu odpis postanowienia o wpisie do rejestru przedsiębiorców KRS. Warto jednak samodzielnie sprawdzić w CEIDG, czy rzeczywiście dokonano wykreślenia.
Na marginesie wskazać należy, że elektroniczny sposób rejestracji spółek z o.o. bez udziału notariusza przy wykorzystaniu wzorca umowy spółki (S24) nie ma zastosowania do przekształcenia przedsiębiorcy jednoosobowego w spółkę z o.o.
Po przejściu powyższej procedury ostatnimi krokami są zgłoszenie spółki do właściwego ze względu na siedzibę spółki Urzędu Skarbowego na podstawie formularza NIP-8 oraz ewentualne zgłoszenie spółki jako podatnika VAT wykorzystując formularz VAT-R.
Wraz z przekształceniem przedsiębiorca przekształcany staje wspólnikiem spółki przekształconej. Niemniej odpowiedzialność za zaciągnięte zobowiązania wynikające z prowadzonej wcześniej działalności nie jest wyłączona. Należy pamiętać, że pomimo przeprowadzonej procedury przekształcenia przedsiębiorca przekształcany odpowiada solidarnie ze spółką przekształconą za zobowiązania przedsiębiorcy przekształcanego związane z prowadzoną działalnością gospodarczą powstałe przed dniem przekształcenia, przez okres trzech lat, licząc od dnia przekształcenia. Nadto aby ułatwić osobom trzecim rozpoznanie spółki przekształconej ma ona obowiązek podawania w nawiasie dawnej firmy, obok nowej firmy, z dodaniem wyrazu „dawniej” – przez okres co najmniej roku od dnia przekształcenia.
Podsumowując wskazać należy, że przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej na zasadach kodeksu spółek handlowych stanowi wygodny i przejrzysty sposób na zmianę formy prowadzonej działalności. Warto wcześniej zaplanować sobie poszczególne kroki przekształcenia, aby cały proces znacznie się nie przedłużył. Jeśli całość procedury ma zostać wykonana w sposób rzetelny najlepiej skorzystać z pomocy profesjonalistów. Współpracujący z nami prawnicy z pewnością wesprą Państwa w sprawnym i skutecznym przeprowadzeniu procedury przekształcenia.
Stan prawny na dzień: 22 czerwca 2017 r.
Przepisy: ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks Spółek Handlowych (t. j. Dz. U. 2016 r. poz. 1578 z późn. zm.)