Czym jest wirtualne biuro?

Czym jest wirtualne biuro?

XXI wiek to wiek naprawdę mnóstwa możliwości. Również w kontekście prowadzenia własnego biznesu. Czy może właśnie – zwłaszcza w kontekście prowadzenia własnego biznesu. W końcu XXI wiek to wiek informatyzacji, coraz więcej rzeczy odbywa się nie tylko w świecie rzeczywistym, coraz więcej rzeczy przenosi się do świata wirtualnego. Ta zmiana nie ominęła też biznesu jako takiego. Część branży działa równolegle w dwóch wymiarach – w wymiarze świata rzeczywistego oraz w wymiarze świata wirtualnego. Szeroko pojmowany e-biznes rozwinął się na skalę, której nikt wcześniej nie mógł nawet przewidywać. I to wszystko na przestrzeni tylko kilku lat – w końcu e-bizes to rzecz, która nadal jest stosunkowo nowa i ciągle ma jeszcze mnóstwo niezagospodarowanych obszarów. Można więc przewidywać, że trend ten wcale się nie odwróci, wcale nie straci rozpędu, a wręcz przeciwnie – będzie rozwijał się nadal. Eksperci przewidują, że już za kilka lat e-biznes swoimi rozmiarami może dorównać, a nawet przewyższyć liczbę przedsiębiorstw, które działają wyłącznie w świecie rzeczywistym.

Uroki rozwiązań świata wirtualnego

Czasy się zmieniają, czas idzie do przodu. To, co sprawdzało się niegdyś właściwie idealnie – w dzisiejszych czasach wcale nie musi się sprawdzać nawet w małym procencie. Dlatego każdy, komu zależy na rozwoju swojego przedsiębiorstwa naprawdę musi być na bieżąco z nowinkami, ze wszystkim tym, co się dzieje na świecie. Nie od dziś przecież wiadomo kto stoi w miejscu, ten się cofa. Jeżeli człowiek raz wypadnie z obiegu – może powrót do świata poważnego biznesu nie będzie tak zupełnie niemożliwy, ale z całą pewnością będzie bardzo utrudniony. A każdy przestój dla biznesu może oznaczać generację strat – strat, z którymi zdecydowanie nie każdy biznes jest sobie w stanie poradzić. Dlatego warto zawsze trzymać rękę na pulsie i uważać na to, co się dzieje – zwłaszcza w sferze kosztów jako takich.

Ważna rola outsourcingu

A jeżeli już mowa o kosztach, zwłaszcza o kosztach w kontekście prowadzenia biznesu również w świecie wirtualnym – nie należy zapominać o ważnej roli outsourcingu. Outsourcing może bardzo poważnie obniżyć koszty prowadzenia własnej działalności. Jeżeli, oczywiście, przedsiębiorca podejdzie do kwestii outsourcingu w odpowiedni, poważny sposób. W dzisiejszych czasach, które są aż tak mocno zostały zinternetyzowane, w których aż tak mocno rządzi cyfryzacja – warto rozejrzeć się również w sferze outsourcingu wirtualnego.

Outsourcing cyfrowy

Żeby zacząć rozmawiać o nowoczesnych formach outsourcingu, należałoby odpowiedzieć na jedno, podstawowe pytanie – czym tak naprawdę jest outsourcing? Samo słowo, choć w dzisiejszych czasach używane jest na zasadach pełnoprawnego wyrazu – na samym początku było skrótem. Skrótem od wyrażenia outside-resource-using. I jako takie zostało po raz pierwszy użyte w roku 1979. Choć nie można zapominać też o tym, że sama koncepcja biznesowa outsourcingu jako takiego powstała dużo, dużo wcześniej, bo już w roku 1923, a pierwsze słowa na jego temat przypisuje się nikomu innemu niż wielkiemu przedsiębiorcy, który prawdziwie zrewolucjonizował nie tylko motoryzację, ale też biznes jako taki – Henry’emu Fordowi. Choć należy zdawać sobie sprawę z tego, że pierwotnie outsourcing jako taki był rozumiany w zupełnie inny sposób, niż współczesne rozumienie tego terminu. Niegdyś outsourcing jako taki był rozumiany jako pewnego rodzaju strategia biznesowa, która ma na celu optymalizację zaopatrzenia poprzez rezygnację z produkcji wszystkich prefabrykantów na rzecz zlecenie ich wyrobu przedsiębiorstwom i producentom zewnętrznym. Na samym też początku ten termin, jak może niektórym już łatwo się domyślić, dotyczył jedynie branży motoryzacyjnej. Dopiero z biegiem lat rozwijał się znaczeniowo i obejmował sobą coraz więcej branży jako takich. A wszystko po to, by w dzisiejszych czasach osiągnąć rozmiary, o których protoplastom outsourcingu śnić się nawet nie mogło. Idealnym dowodem na to będzie outsourcing cyfrowy, a więc taki, który istnieje jedynie w świecie wirtualnym i jako taki ma olbrzymi wpływ na biznes, który prowadzony jest na obu równorzędnych płaszczyznach – świata rzeczywistego oraz świata wirtualnego. A żeby w pełni pojąć jakie rozmiary może przyjść outsourcing, który występuje tylko w świecie wirtualnym – warto przyjrzeć się idei biur wirtualnych.

Czym są biura wirtualne?

Chyba już każdy poważny przedsiębiorca spotkał się już z określeniem biura wirtualnego. Jednak co tak naprawdę kryje się pod tym wyrażeniem? W końcu żeby chociaż zacząć rozważać ideę skorzystania z oferty biura wirtualnego – trzeba pojąć czym ono jest w istocie. Odpowiedzmy więc na to w gruncie rzeczy przecież bardzo podstawowe pytania – czym dokładnie są biura wirtualne? Czego można od nich oczekiwać? A gdy odpowiemy już na te pytania – warto rozważyć odpowiedź na kolejne – czy warto skorzystać z biura wirtualnego? Dla kogo jest ono przeznaczone? Kto może w pełni wykorzystać jego potencjał? Pytania tego typu można mnożyć i mnożyć – właściwie w nieskończoność. Zacznijmy więc poszukiwać odpowiedzi. A zacząć warto od kluczowego zagadnienia – czym są biura wirtualne? Biura wirtualne, zwane też w skrócie e-biurami to szczególne miejsce w przestrzeni świata wirtualnego. Dlaczego tam? Bo tylko tam istnieje – to jest jego istota. W końcu pod określeniem biura wirtualnego czy też e-biura, jak lubią tę usługę nazywać niektórzy, kryje się usługa outsourcingowa, ale nie taka zwykła usługa outsourcingowa – outsourcing dotyka to w końcu tylko świata wirtualnego i z tego miejsca oddziałuje na biznes w świecie realnym. Ta konkretna usługa outsourcingowa w swojej istocie polega na outsourcingu pracy biurowej jako takiej. Nie brzmi to jak rozwiązanie innowacyjne i godne uwagi? A zdecydowanie tak brzmieć powinno, bo outsourcing tego typu nie wiąże się z koniecznością fizycznej obecności danego przedsiębiorstwa w danym miejscu. Skoro już wiemy czym konkretnie jest usługa wirtualnego biura – zastanówmy się, co w rzeczy samej może ona zaoferować przedsiębiorcy, który się na nią zdecyduje.’

Co może zaoferować biuro wirtualne?

Z wirtualnym biurem związana jest główna, podstawowa korzyść – wynajem adresu. Jednak wynajem adresu to nie wszystko, co może nam zaoferować wirtualne biuro. Śmiało można powiedzieć, że to dopiero początek naprawdę długiej listy korzyści i możliwości, które płyną do człowieka wprost z wirtualnego biura. Z całą pewnością wśród rzeczy, które leżą w możliwościach biur wirtualnych wymienić można:

– indywidualny numer telefonu,

– odbiór i dalsza przesyła korespondencji,

– obsługa skrzynki e-mail,

– rejestracja podmiotów gospodarczych w ZUS, GUS, US czy KRS,

– obsługa prawna,

– obsługa księgowa,

– skrytka pocztowa,

– założenie konta firmowego,

– odpowiednie przechowywanie i archiwizacja dokumentacji,

– wynajem sal koniecznych na konferencję czy spotkania biznesowe,

– tworzenie biznesplanów,

– doradztwo w różnych dziedzinach (w zależności od danej branży),

– wyrób pieczątek,

– wyrób wizytówek,

– dbałość o praktycznie wszystkie elementy, które mają wpływ na identyfikację wizualną danej firmy,

– dobór najlepszej możliwej lokalizacji na sklep, firmę czy fabrykę, jeżeli zaistniałaby potrzeba umiejscowienia jakiegoś elementu w świecie rzeczywistym,

– pełne wsparcie z zakresu informatyki i szeroko pojmowanego IT,

– odbiór telefonów,

– odbiór faksów

– coworking,

– wynajem biurek przeznaczonych na działalność dla freelancerów

Powyższą listę śmiało można uznać za listę otwartą, a wymienione możliwości w żaden sposób nie są jedynymi i nie wyczerpują tematu jako takiego. Jednak już na tym poziomie całkiem dobrze mówią o prawdziwie ogromnym wachlarzu możliwości, które niesie ze sobą usługa outsourcingu usług biurowych do świata wirtualnego.

Korzyści korzystania z wirtualnego biura

Wiemy już jakie możliwości niesie ze sobą biuro wirtualne jako takie. I choć lista, nawet jeżeli ciągle pozostaje listą otwartą, z całą pewnością robi imponujące wrażenie, warto skupić się na kolejnej kwestii. Korzyści – w końcu, jeżeli przedsiębiorca decyduje się już na wdrożenie jakiejś usługi w służbie własnego biznesu – robi to właśnie dlatego, że poszukuje rozmaitych korzyści. Jakie więc korzyści wiążą się z korzystaniem z usług biura wirtualnego?

– znaczący spadek kosztów utrzymania biura jako takiego,

– uproszczony proces wypromowania firmy,

– profesjonalny personel,

– duża elastyczność w kwestii lokalizacji biura jako takiego,

– znaczący spadek kosztów, który związany jest z wypłacaniem wynagrodzenia personelowi biura,

– podniesienie prestiżu firmy,

Lista ta, dokładnie tak samo jak lista możliwości – nadal pozostaje listą otwartą. Jednak już te poruszone kwestie wyraźnie mówią, że wirtualne adresy dla firm przynoszą mnóstwo korzyści – głównie finansowych, choć nie tylko. Duża elastyczność, duża oszczędność czasu i energii i brak konieczności wiązania się umową o wynajmy biur rzeczywistych – to wartości, których nie można tak w pełni przeliczyć na pieniądze. W końcu chyba każdy człowiek XXI wieku doskonale zdaje sobie sprawę z tego, że czas to wartość zdecydowanie bezcenna. Czasu nic człowiekowi nie zwróci, dlatego jeżeli można go zaoszczędzić,przez nie zajmowanie się sprawami, które w swej istocie są błahe – naprawdę warto to robić. A jeżeli niejako przy okazji uda się też obniżyć koszty materialne, które nieodmiennie wiążą się z prowadzeniem biura – tym lepiej dla nas. Zresztą, przecież nie tylko same prowadzenie biura jako takie generuje koszty. Poza ceną wynajmu trzeba też często doliczyć przecież szereg innych wydatków – chociażby kaucji, której żądają wynajmujący od najemcy biura, bieżące koszty eksploatacyjne lokalu czy też zakup i wykorzystanie sprzętu biurowego. Nawet jeżeli sprzęt biurowy, zamiast zostać zakupionym, zostanie wzięty w leasing – nadal są to koszty. Koszty, których można spokojnie uniknąć, jeżeli zamiast zwyczajnego biura, przedsiębiorca zdecyduje się na biuro wirtualne. A jak już zostało wcześniej udowodnione – wirtualne adresy dla firm mogą przynieść naprawdę wiele korzyści.
W następnym tekście na naszym blogu przedstawimy Ci informacje na temat opodatkowania w spółkach z o.o.

Czym jest wirtualne biuro?
4.04 (80.9%) 67 votes

WARTO NAM ZAUFAĆ

Gotowe spółki

Potrzebujemy średnio do 24 godzin na załatwienie wszystkich zleconych nam formalności

Kompleksowa obsługa

Potrzebujemy średnio do 24 godzin na załatwienie wszystkich zleconych nam formalności

Szybkość (24h)

Potrzebujemy średnio do 24 godzin na załatwienie wszystkich zleconych nam formalności

Otrzymałeś lepszą ofertę?

Poinformuj nas o tym

Przygotujemy dla Ciebie specjalną ofertę

Infolinia 9:00- 17:00
+48 737 40 40 30

Siedziba

BLW Corp Sp. z o.o.
ul. Księcia Witolda , nr 49, lok. 15
50-202 Wrocław
NIP: 8982212043
tel.: +48 737 40 40 30
email: biuro@blwcorp.pl

333Gotowych spółek
24godziny średni czas na załatwienie formalności
70wniosków przyjętych z sukcesem
17lat doświadczenia przy zakładaniu spółek
Zadzwoń Teraz